أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها في عملية مسك الدفاتر يرجع سبب حدوث أغلبها إلى أخطاء عند تدوين المعاملات في السجلات، أو عند الاستخدام الخاطئ للعمليات الحسابية، لذا سوف نتعرف في هذا المقال على مفهوم الأخطاء المحاسبية وأنواعها وطرق تجنبها وكيفية اكتشافها.
مفهوم الأخطاء المحاسبية
يقصد بها الهفوات التي من الممكن حدوثها أثناء مسك الدفاتر وعلى الأرجح من السهل تحديد مكانها ومن ثم إصلاحها، ومن الممكن أن تحدث هذه الهفوات نتيجة تكرار إدخال نفس البيانات أو نتيجة تسجيل الحساب بشكل صحيح ولكن لعميل آخر.
ويوجد فرق كبير بين مثل هذه السقطات وبين الاحتيال الذي لا يعد خطأ عفويا بل يكون مقصودا حتى يتمكن ماسك الدفتر من إخفاء بعض من معلومات الشركة أو حتى يتمكن من التعديل على مدخلاتها بهدف السرقة.
أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها في عملية مسك الدفاتر
هناك العديد من الأخطاء التي تظهر في مسك الدفاتر ومن الممكن أن تكلف صاحب الشركة أموالًا طائلة ومنها ما يلي:
- قد يلجأ بعض أصحاب الشركات إلى مسك الدفاتر بأنفسهم من أجل توفير تكلفة المحاسب وقد يكون ليس لديهم خبرة في إجراء العمليات المُحاسبية مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء تكاد تسبب انهيار العمل.
- نسيان عمل كشوفات تسوية البنك والتي تساعد على تفادي التناقض بين سجلات المعاملات المالية الخاصة بالشركة والكشوفات البنكية التي توضح كافة المعاملات التي تتم عبر البنك، ويؤدي نسيان إعداد هذه الكشوفات إلى حدوث مشاكل ضريبية ونقدية للشركة.
- قد يحتاج المحاسب في بعض الأحيان لاستخدام حساب مؤقت من أجل تسجيل بعض التكاليف المبهمة للاحتفاظ بها لنهاية العام المالي، وقد ينسى بعض أصحاب الأعمال هذه الحسابات معلقة مما يؤثر بالسلب على أعمالهم، فمن الضروري في نهاية العام المالي مراجعة جميع الحسابات المعلقة، ومن ثم إغلاقها.
- من الممكن حدوث أخطاء نتيجة إهمال تسجيل بعض من المدفوعات المهمة مثل الضرائب على المبيعات أو ضرائب الرواتب، حيث يكلف عدم التقدير الضريبي الدقيق للشركة غرامات كبيرة.
- هناك أخطاء قد تحدث نتيجة عدم وضع الشركة ضوابط مناسبة للحسابات المدينة من أجل تسديدها في أوقات مناسبة حتى لا يتم فرض ضرائب إضافية.
- إغفال تتبع النفقات الصغيرة مما قد يؤدي إلى ارتفاع قيمة المبلغ الضريبي الذي سوف يتم دفعه، دون وجود ما يثبت تسجيل عملية الشراء.
أسباب حدوث الأخطاء المحاسبية
من أشهر الأسباب التي تؤدي إلى حدوث الخطأ المحاسبي ما يلي:
- من الممكن أن تحدث هذه السقطات أثناء حذف معاملة مالية من دفاتر الشركة.
- أو بسبب ضياع إحدى الوثائق المهمة مثل الفواتير.
- كما يمكن أن تحدث بسبب استخدام أحد مبادئ المُحاسبة بشكل خاطئ.
تعرف على :- أهمية مهارات مسك الدفاتر في إدارة الأعمال
أنواع الأخطاء المحاسبية
يوجد مجموعة كبيرة من أنواع أخطاء المُحاسبة حيث تعد أخطاء الكتابة أو الخطأ في أحد مبادئ المحاسبة من أكثرها شيوعا وتنقسم أخطاء المُحاسبية إلى ما يلي:
- أخطاء مُحاسبية حسب سنة اكتشافها وتنقسم إلى ما يلي:
- أخطاء يتم اكتشافها في السنة المالية الحالية بكل سهولة كما يسهل تصحيحها.
- أخطاء يتم اكتشافها في السنة المالية اللاحقة والتي تؤدي إلى نتائج خاطئة في إدارة الأعمال.
- أخطاء مُحاسبية تبعا لميزان المراجعة وتنقسم إلى ما يلي:
- أخطاء مُحاسبية لا تؤثر على ميزان المراجعة.
- أخطاء مُحاسبية تؤثر على ميزان المراجعة.
- أخطاء محاسبية تبعا لموقع حدوثها واكتشافها وتنقسم إلى:
- أخطاء دفتر اليومية ومنها ما يلي:
- تلك التي تحدث نتيجة تسجيل المعاملات بشكل خاطئ في دفاتر اليومية.
- الخطأ الذي يحدث عند إغفال تسجيل معاملة في دفتر اليومية مثل نسيان تسجيل فاتورة تم دفعها.
- الخطأ الناتج عن تبديل رقمين في إحدى الخانات.
- الخطأ الذي ينتج عن تقريب الأرقام مما يُؤدي إلى جعل الحسابات ليست دقيقة.
- الخطأ الناتج عن الاستخدام الخاطئ لمبادئ المحاسبة.
- أخطاء دفتر الأستاذ ومنها ما يلي:
- إدخال بيانات في مكان خاطئ.
- عند ترحيل مبلغ مالي مرتين إلى الحساب.
- عند ترحيل مبلغ إلى مكان خاطئ لحساب صحيح.
- عند ترحيل مبلغ إلى مكان خاطئ ولحساب خاطئ.
- أخطاء دفتر اليومية ومنها ما يلي:
تعرف على :- كيفية اختيار أفضل أساليب مسك الدفاتر لمشروعك
طرق اكتشاف الأخطاء المُحاسبية
بسبب كثرة وجود أخطاء محاسبية عند مسك الدفاتر، أصبح من الصعب اكتشاف مثل هذه الهفوات باستخدام ميزان المراجعة حيث يوجد العديد منها لا يؤثر عليه، لذلك ينبغي وضع مجموعة من الضوابط من أجل إدارة العمليات الداخلية لاكتشاف تلك الهفوات.
من الممكن القيام بالإجراءات التالية للمساعدة في اكتشاف الأخطاء:
- القيام بإنشاء حساب مُعلق للميزانية العمومية.
- كما يمكن تتبع الفواتير والتأكد من تسجيلها بكل دقة.
- إجراء التسويات البنكية والتي تقوم بعمل مقارنة بين سجلات معاملات الشركة وبين سجلات الحسابات البنكية.
تعرف على :- امساك الدفاتر المحاسبية
طرق تصحيح الأخطاء المحاسبية
يوجد العديد من الطرق التي من الممكن استخدامها في تصحيح الخطأ المحاسبي ومنها ما يلي:
- من خلال القيام بإلغاء القيد بعكسه بالإضافة إلى إلغاء تأثيره ومن ثم القيام بكتابة القيد الصحيح.
- القيام بمعالجة الخطأ مباشرةً والتي تتم من خلال الاستعانة بإدخالات التصحيح والتي بدورها تقوم بإعطاء النتائج الحقيقية لجميع العمليات التي لم يتم اكتشاف أخطائها.
نصائح لتجنب الأخطاء المحاسبية
هناك مجموعة من الإرشادات التي من الضروري اتباعها حتى نتمكن من تجنب أي أخطاء محاسبية ومنها ما يلي:
- تنفيذ كافة التعليمات المُحاسبية حتى نتمكن من إدارة مسك الدفاتر وبقية المهام الأخرى بصورة جيدة.
- ضرورة تحديد ميزانية ملائمة لحجم الأعمال بالإضافة إلى ضرورة تحديد الأهداف المالية لمراد تحقيقها سواء كانت تهدف إلى زيادة الإيرادات أو تهدف إلى تقليل النفقات.
- بالإضافة إلى ضرورة وضع سياسات مناسبة من أجل اكتشاف مدخلات البيانات بشكل سريع ومن ثم تصحيحها.
- إلى جانب ضرورة الاحتفاظ بنسخة احتياطية من برامج المُحاسبة المتعلقة بالشركة بشكل منتظم من أجل التأكد من سير الأعمال كما ينبغي.
تعرف على:- أفضل الطرق لتسهيل عملية مسك الدفاتر
ما هي أنواع الأخطاء المُحاسبية؟
هناك عدة أنواع من أخطاء المُحاسبية ومنها أخطاء مُحاسبية حسب سنة اكتشافها، وأخطاء مُحاسبية تبعا لميزان المراجعة، وأخطاء محاسبية تبعا لموقع حدوثها واكتشافها.
طرق اكتشاف الأخطاء المحاسبية؟
- يتم ذلك من خلال إجراء مراجعات دورية للدفاتر، أو من خلال وجود خلل في ميزان المُراجعة.
- عدم تساوي طرفي الميزانية أو ميزان المراجعة في مجموع المبالغ المدينة والدائنة في دفتر اليومية.
ما هي الأخطاء التي لا يظهرها ميزان المراجعة؟
الخطأ عند تسجيل قيمة العملية، بالإضافة إلى الخطأ عند تسجيل اسم الحساب، أو الخطأ الذي يحدث عند الحذف.
تعرف على :- شروط دعوى المحاسبة
ما هي طرق تصحيح الأخطاء المُحاسبية؟
يتم ذلك من خلال القيام بتحديد الخطأ المحاسبي، أو من خلال تحديد الفترة المُحاسبية التي تأثرت به، أو عن طريق تحديد المبلغ الذي ينبغي تعديله، بالإضافة إلى إمكانية استخدام مدقق للحسابات.
وفي الختام أرجو أن أكون قد وفقت في تناول أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها في عملية مسك الدفاتر والتعرف على أسباب حدوثها وأنواعها المختلفة إلى جانب كيفية اكتشافها والطرق المختلفة لتصحيحها.
