تعتبر الدفاتر المحاسبية أحد العناصر الأساسية الهامة في إجراء أي عملية محاسبية حيث يتم فيها تسجيل وتقييد وتخزين جميع العمليات والمعاملات المالية التي تتم في المنشأة أو الشركة، وتنقسم الدفاتر المحاسبية إلى العديد من الدفاتر حسب الأهداف التي يقوم بها كل دفتر، وفي هذا المقال سوف نتعرف على أنواع الدفاتر المحاسبية.
أنواع الدفاتر المحاسبية
الدفاتر المحاسبية عبارة عن جميع الوثائق والسجلات المحاسبية التي يتم فيها تسجيل وتخزين جميع العمليات والأنشطة المالية والمحاسبية التي تدور في الشركة والاحتفاظ بها بصورة دقيقة وصحيحة، حتى يتمكن المحاسب أو الجهات الخارجية من فحصها والتاكد من صحه البيانات المالية الموجودة فيها.
وهذه الدفاتر لها أهمية كبرى في إثبات المعاملات الخاصة بالشركة والمساعدة في اتخاذ القرارات بالإضافة إلى تحديد ثروة الشركة وتجنب الإفلاس، وتنقسم أنواع الدفاتر المحاسبية تبعا لحجم ونوع العمل الذي تقوم به إلى نوعين أساسيين.
النوع الأول دفتر الأستاذ العام General ledger:
يتم تسجيل جميع العمليات التي تدور في الشركة في دفتر اليومية ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام، حيث أنه يحتوي على جميع الحسابات والبيانات التي تستخدمها الشركة من أجل حفظ وتسجيل جميع البيانات المالية، ولابد أن تكون هذه الحسابات مرقمة، وتوجد العديد من الدفاتر الفرعية التي تندرج تحت دفتر الأستاذ العام، وهي:
دفتر الأستاذ الخاص:
هو أحد أنواع الدفاتر التي تندرج تحت دفتر الأستاذ العام، ويحتوي على بيانات الأصول قصيرة الأجل والمطلوبات طويلة الأجل والالتزامات قصيرة الأجل والأصول الثابتة.
دفتر المصروفات النقدية اليومية:
يتم في تسجيل جميع المدفوعات النقدية في عمليات الشراء أو سداد الديون.
دفتر الإيصالات النقدية اليومية:
يتم فيه تسجيل جميع المبيعات التي لا تتم عن طريق عمليات تحصيل المستحقات والديون أو عن طريق الائتمان.
دفتر الأستاذ المدين:
يتم فيه تسجيل جميع البيانات التي تتعلق بعمليات البيع بالائتمان.
دفتر الأستاذ الدائن:
يتم فيه تسجيل جميع البيانات التي تتعلق بمشتريات الائتمان.
أي من العمليات التالية تعتبر مسك الدفاتر؟
النوع الثاني دفتر اليومية General journals:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات المالية التي تتم في الشركة بشكل يومي، ويتكون من عمودين، العمود الأول للجانب الدائن والعمود الثاني للجانب المدين، ويتم ذكر أسماء جميع العمليات التي تتم مثل حقوق الملكية وحسابات الأصول والمطلوبات، ويندرج تحت هذا الدفتر العديد من الدفاتر الفرعية.
دفتر المبيعات اليومية:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات والمعاملات التي تتعلق بمبيعات الائتمان، ويتم تسجيل البيانات في هذا الدفتر بشكل يومي بناء على الفواتير المستلمة، ولا يشتمل هذا الدفتر على مبيعات النقد وذلك لأنه يتم تسجيلها في دفتر النقد.
تعرف على:- كيفية مسك الدفاتر التجارية
دفتر المشتريات اليومية:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات والمعاملات التي تتعلق بمشتريات الائتمان، ويتم تسجيل البيانات في هذا الدفتر بشكل يومي من خلال الفواتير المستلمة، ويتم تدوين فاتوره كل رقم في دفتر المشتريات بالإضافة إلى أنه يتم ترقيم الفواتير على التوالي، ولا يشتمل هذا الدفتر على مشتريات النقد حيث أنه يتم تسجيلها في دفتر النقد.
دفتر المرتجعات اليومي من الشركه:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات التي تتم من خلال إرجاع البضائع من الشركه الى الموردين، ويشتمل على البضائع التالفة أو الخاطئة أو المرتجعة لأي سبب من الأسباب الاخرى، وعند إرجاع هذه البضائع يتم إرسال إشعار إلى الموردين يسمى إشعار خصم يوضح المبلغ المخصوم من الحساب.
دفتر المرتجعات اليومي إلى الشركة:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات التي تتم عن طريق إرجاع البضائع من العملاء الى الشركه، ويشتمل على البضائع الخاطئة أو التالفة أو البضائع المرتجعة لأي أسباب أخرى، وعند إرجاع هذه البضائع إلى الشركة يتم إرسال إشعار إلى العملاء يسمى إشعار دائن يوضح المبلغ المضاف إلى الحساب.
كيفية مسك السجلات المحاسبية في المؤسسات التربوية
الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية
تشكل الدفاتر والسجلات المحاسبية دورا هاما في حفظ وتخزين البيانات والمعاملات المالية واتخاذ القرارات وضمان استمرار العمليات المالية بصورة مزدهرة، وبعد ان تعرفنا على أنواع الدفاتر المحاسبية سوف نتعرف في هذه الفقرة على الفرق بين كلا من الدفاتر والسجلات المحاسبية.
الدفاتر تكون مبسطه وتحتوي على معلومات اساسيه، في حين ان السجلات المحاسبية تحتوي على تفاصيل شاملة وتقوم بتسجيل المعاملات المالية بشكل دقيق ومفصل.
الدفاتر هي الوثائق التي تستخدم في تخزين المعاملات المالية تبعا لترتيب زمني محدد، بينما السجلات المحاسبية هي عبارة عن سجلات مفصلة تعمل على التسجيل التفاصيل الكاملة التي تتعلق بالعمليات المالية وحفظها بشكل دقيق.
الدفاتر تكون منظمة ويتم هيكلتها بشكل دقيق، بينما السجلات المحاسبية تتسم بالمرونة في إعداد التقارير وتحليل البيانات المالية.
الدفاتر عبارة عن أوراق أو كتب بسيطة يتم فيها التسجيل، بينما السجلات غالبا ما تستخدم برامج محاسبيه أو أنظمة محسوبة من أجل معالجة وتسجيل البيانات.
الدفاتر تتبع ترتيب محدد، في حين أن السجلات المحاسبية تحتاج إلى تنظيم وترتيب من أجل الوصول الى المعلومات المطلوبة بسهولة.
الدفاتر يتم فيها تسجيل المعاملات وفق ترتيب زمني محدد، أما السجلات المحاسبية فيمكن الاحتفاظ بها لفترة زمنية أطول وتحليل المعاملات المالية على مدى فترات زمنية طويلة.
الدفاتر تعمل على توفير توثيق أساسي للمعلومات التي تم تسجيلها، بينما السجلات المحاسبية توفر توثيق دقيق ومفصل للمعاملات المالية.
تعرف على:- أهمية الدفاتر المحاسبية
شروط مسك الدفاتر المحاسبية
وبعد ان تعرفنا على أنواع الدفاتر المحاسبية فإن هناك بعض الشروط التي يجب توفرها في مسك الدفاتر المحاسبية وهي كالاتي:
- يجب ان تكون الدفاتر خالية من أي محو أو فراغ أو تحشير فيما تم تدوينه أو كتابة في الحواشي أو غيرها.
- لابد من ترقيم كل صفحات الدفاتر قبل استعمالها، بالإضافة إلى ختم كل ورقة منها من السجل التجاري.
التسجيل في الدفاتر المحاسبية
وبعد ان تعرفنا على أنواع الدفاتر المحاسبية فإن الدفاتر المحاسبية تعمل على تسجيل المعاملات والأنشطة المالية بطريقة دقيقة ومنظمة وتوفير المعلومات اللازمة لإدارة المشروع من أجل اتخاذ القرارات وضمان نجاح المشروع، ويتم التسجيل في الدفاتر المحاسبية من خلال اتباع الخطوات التالية:
تعرف على:- كيفية مسك الدفاتر المحاسبية
- يتم تجميع وثائق المصدر لجميع العمليات والمعاملات المالية للشركة.
- تحديد الآثار المالية التي ترتبت على العمليات والمعاملات المالية الأخرى في الشركة وإدخالها في وثائق المصدر.
- ثم إدخال الآثار المالية الاصليه في السجلات والاحتفاظ بجميع هذه المعاملات في مكان واحد، مع المراجع المناسبة لوثائق المصدر.
- لابد من أداء إجراءات انتهاء الفترة، وهي تعتبر خطوة ضرورية من أجل تجهيز السجلات المحاسبية وإعداد الإقرارات الضريبية والتقارير المحاسبية والبيانات المالية التي تحتاج إليها الادارة من أجل اتخاذ القرارات المناسبة.
- دمج ميزان المراجعة المعدل، وهو يعتبر أساس في إعداد الإقرارات الضريبية والتقارير والبيانات المالية.
- ويتم غلق الدفاتر المحاسبية عند الإنتهاء من السنة المالية والتجهيز لبدء عملية مسك الدفاتر في السنة المالية الجديدة.
وفي ختام هذا المقال فقد تحدثنا عن أنواع الدفاتر المحاسبية وهي أحد العناصر الهامة في أي عملية حسابية حيث تعمل على تخزين وحفظ وتقييد المعاملات والأنشطة المالية التي تتم في اي شركه او مؤسسه.
وذلك حتى تكون دليل على إثبات المعاملات الخاصة بالشركة والمساعدة في اتخاذ القرارات لضمان نجاح أي مشروع وتحديد ثروة الشركة ومدى نجاحها وتجنب الافلاس وغيرها.
