الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية والتي تساعد في تجهيز القوائم المالية، كما تساهم في تحليل أداء أعمال الشركة، وسوف نتعرف في هذا المقال على مفهوم كل من السجل المحاسبي والدفتر وأنواعهم المختلفة بالإضافة إلى الفرق بينهم.
مفهوم السجل المحاسبي والدفتر
قبل أن نتعرف على الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية سوف نتعرف أولا مفهوم كل منهما حيث يقصد بالسجل المحاسبي هو كل المستندات والدفاتر المحاسبية التي تساعد في تجهيز القوائم المالية ومن هذه السجلات سجل الأصول وسجل الالتزامات وغيرهم.
أما الدفتر المحاسبي هو الوثيقة التي نستخدمها من أجل تسجيل جميع المعاملات المالية حتى نتمكن من الاستعانة بها في أوقات الاحتياج إليها كما أنها تمكننا من اكتشاف الأخطاء بكل سهولة، ويوجد نوعان من الدفاتر المحاسبية وهما دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية
يكمن الفرق بين السجل المحاسبي والدفتر في النقاط التالية:
- يستخدم الدفتر المحاسبي في تسجيل جميع المعاملات النقدية بينما تستخدم السجلات في توثيق المعاملات بالتفصيل وبكل دقة.
- يحتفظ الدفتر بالمعاملات لفترة زمنية وجيزة ولكن يمكن للسجل أن يحتفظ بالمعاملات لعدة سنوات.
- يعتمد الدفتر على التسجيل في ورق أو كتب بسيطة ولكن يعتمد السجل في التسجيل على برامج محاسبة.
- لا تحتاج الدفاتر إلى ترتيب دقيق ولكن تحتاج السجلات إلى ترتيب المعلومات بشكل دقيق ومنظم من أجل تسهيل إمكانية الوصول إلى أي معلومات نرغب في معرفتها.
أنواع السجل المحاسبي والدفتر
بعدما تعرفنا على الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية سوف نتعرف فيما يلي على أنواعهم، فمن أنواع السجلات ما يلي:
- سجلات المخزون: تحتوي هذه السجلات على كافة المعلومات المتعلقة بكل من المشتريات والمبيعات وتسويات المخزون.
- سجلات الأصول الثابتة: تتضمن هذه السجلات جميع المعلومات الخاصة بالأصول طويلة الأجل من حيث شراؤها وأي تغييرات تطرأ على حالتها.
- سجلات التسوية البنكية: بفضل هذه السجلات نستطيع المقارنة بين سجلات الشركة النقدية وكشوف الحسابات البنكية، فهي تحتوى على جميع المعلومات الخاصة بالشيكات والودائع وكافة بنود التسوية.
- سجلات الرواتب: وتشمل على كافة المعلومات الخاصة برواتب الموظفين من أرباح وضرائب ونفقات متعلقة.
أما الدفتر المحاسبي فيوجد منه نوعين وهما :
- دفتر اليومية: يختص هذا الدفتر بتسجيل كافة المعاملات اليومية المتعلقة بالشركة ومنها معاملات المشتريات والمصروفات.
- دفتر الأستاذ: يختص هذا الدفتر بترحيل جميع المعاملات المالية من دفتر اليومية إليه ومن ثم القيام بمراجعتها وحفظها من أجل الحصول على أرقام مالية سليمة دون أي أخطاء.
أهمية الدفاتر المحاسبية
للدفاتر المحاسبية أهمية كبيرة تتمثل فيما يلي:
- تعمل على توفير تدقيق شامل للحساب المالي.
- تسجل كافة المعلومات الخاصة بجميع المعاملات المالية وعملياتها.
- كما أنها تعمل على توفير سجل مفصل من الممكن الاستعانة به في تحليل الأنشطة المالية.
- كما يمكن الرجوع إليها عند اتخاذ القرارات المالية أو عند القيام بتقييم أداء الشركة وتحليل اتجاهاتها النقدية.
أهمية السجلات المحاسبية
ترجع أهمية السجلات إلى ما يلي:
- يتم استخدامها في إعداد وتجهيز البيانات المالية ومنها قائمة الدخل، وقائمة التدفق النقدي، والتي بدورها تعمل على توفير صورة واضحة لأداء الشركة المالي وتدفقاتها المالية.
- تستخدم عند تجهيز تقارير الضرائب أو تقارير الهيئات التنظيمية.
- كما أنها توفر البيانات اللازمة من أجل تحليل أداء أعمال الشركة.
- كما توفر الحماية القانونية الضرورية عند حل النزاعات أو في التحقيقات التنظيمية.
- تساعد في تعزيز ثقة المستثمرين وجذبهم للاستثمار في الشركة.
مفهوم مسك الدفاتر المحاسبية
هي عملية تسجيل جميع المعاملات النقدية التي تقوم بها الشركة، وذلك من أجل إعداد وتجهيز كل التقارير المالية بالإضافة إلى إعداد جميع الإقرارات الضريبية ومعرفة الوضع المالي للشركة بكل دقة مما يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة إلى جانب المحافظة على استقرار وضع الشركة المالي.
وظيفة مسك الدفاتر
يعد مسك الدفتر مهم للحصول على جميع البيانات المالية الضرورية من أجل نجاح إدارة أي مشروع تجاري ومن وظائف مسكها ما يلي:
- تدوين كافة معاملات الشركة المالية.
- توفير جميع الفواتير.
- تجهيز الميزانيات العمومية.
- إعداد قوائم التدفقات المالية.
- إعداد قوائم الدخل، ورواتب الموظفين.
طريقة مسك الدفاتر المحاسبية
سوف نتعرف فيما يلي على طريقة الامساك بالدفتر:
- القيام بتجهيز مستندات المصدر لكل معاملات وأنشطة الشركة.
- كما أنه من الضروري تدوين جميع الآثار المالية التي ترتبت على معاملات وأنشطة الشركة في مستندات المصدر.
- وبعد ذلك تجهيز إجراءات انتهاء الفترة وذلك من أجل إعداد السجلات المحاسبية اللازمة لتجهيز التقارير والإقرارات الضريبية.
- ثم بعد ذلك نقوم ب دمج ميزان المراجعة.
- ومن ثم إغلاق الدفتر عن السنة المالية المنقضية وتجهيز دفتر السنة الجديدة.
النتائج المترتبة على عدم مسك السجل المحاسبي والدفتر
يؤثر ذلك بالسلب على الشركة، ومن النتائج التي تترتب على عدم مسكها ما يلي:
- صعوبة معرفة كل من أرباح الشركة وخسائرها وذلك نتيجة فقدان ما يثبت المعاملات التي قامت بها الشركة.
- كما يترتب عليها مخالفة القانون لما يحتاجه من الاحتفاظ بمثل هذه السجلات بشكل منفصل عن حساب صاحب الشركة الشخصي، مما قد يعرض الشركة للعقوبة ودفع الغرامات.
- بالإضافة إلى عدم القدرة على التخطيط بشكل استراتيجي مما يضر بمصلحة الشركة.
- صعوبة معرفة الأداء التي تسير به الشركة لعدم توافر البيانات اللازمة لذلك.
- عدم القدرة على اتخاذ القرارات السليمة التي تساهم في رفع شأن الشركة في ظل غياب البيانات المالية اللازمة لذلك.
ما هو الفرق بين السجل والدفتر؟
يوثق السجل المعاملات بشكل تفصيلي وتعمل على توفير المرونة في إعداد التقارير وتحليل البيانات النقدية أما الدفاتر فتتم توثيقها بشكل عام، كما أنها تتميز بالمرونة في تنظيم وهيكلة البيانات، كما ينبغي تجديد الدفتر بشكل سنوي ومن الممكن تجديده في أقل من سنة أما السجل فيتم الاحتفاظ به لعدة سنوات.
كم مدة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية؟
من الضروري الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية لمدة لا تقل عن 7 سنوات من تاريخ انتهاء السنة الضريبية.
ما معنى الدفاتر المحاسبية؟
هو الوثيقة التي نستخدمها من أجل تسجيل جميع المعاملات المالية حتى نتمكن من الاستعانة بها في أوقات الاحتياج إليها كما أنها تمكننا من اكتشاف الأخطاء بكل سهولة، ويوجد نوعان من الدفاتر المحاسبية وهما دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
ما هي أنواع الدفاتر المحاسبية؟
هناك نوعان للدفاتر وهما دفتر اليومية والذي يختص بتسجيل كافة المعاملات اليومية المتعلقة بالشركة ومنها معاملات المشتريات والمصروفات، دفتر الأستاذ والذي يختص بترحيل جميع المعاملات المالية من دفتر اليومية إليه ومن ثم القيام بمراجعتها وحفظها من أجل الحصول على أرقام مالية سليمة دون أي أخطاء.
وفي الختام فقد تناولنا الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية بعد توضيح مفهوم كل منهما ومعرفة أنواعها المختلفة، بالإضافة إلى معرفة كيفية الإمساك بالدفتر المحاسبي والنتائج المترتبة على عدم مسكه.
