مسك الدفاتر واحدة من أهم الإجراءات والخطوات في عملية المحاسبة حيث تعمل على تجميع وتنظيم المعاملات والأنشطة التي تتم في الشركة وإعداد التقارير المالية ومعرفة ثروة الشركه والوضع المالي والعمل على تحقيق المزيد من الارباح وتجنب الافلاس، اما عملية المحاسبة فهي تعمل على استخدام الدفاتر التي تم الاحتفاظ بها البيانات والتقارير المالية في نهاية العام، وفي هذا المقال سوف نتعرف عن تعريف مسك الدفاتر.
تعريف مسك الدفاتر
مسك الدفاتر يعتبر القاعدة الأساسية لجميع المعلومات المالية في المؤسسة وهو عبارة عن مجموعة من الأنشطة المهمة في عملية المحاسبة حيث أنها تعمل على جمع وتخزين وتنظيم السجلات والبيانات المالية، وذلك لتحقيق العديد من الأهداف منها سهولة إجراء العمليات المالية اليومية في المؤسسة بالإضافة إلى تجهيز التقارير المالية والضريبية والإدارية الداخلية في المؤسسة.
ويمكن تعريف مسك الدفاتر على أنه العملية التي يتم فيها تسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة من أجل الحفاظ على دقة السجلات المالية ومساعده الشركة في اتخاذ القرارات، وتبرز أهمية عملية مسك الدفاتر في تحقيق المزيد من الأرباح وتحسين الدخل، ويتم الاحتفاظ بها لإعداد البيانات والتقارير المالية في نهاية العام.
وتشتمل عملية مسك الدفاتر على العديد من المهام منها تحصيل الفواتير غير المدفوعة، إدارة كشوف الرواتب واستقطاعات الموظفين، إنشاء الميزانيات العمومية وقوائم الأرباح والخسائر السنوية، إنشاء وتوزيع الفواتير، بالإضافة إلى وضع الميزانية والتوقعات، والتأكد من دفع فواتير الموردين في المواعيد المحددة لها.
شروط مسك الدفاتر التجارية
بعد أن تعرفنا على تعريف مسك الدفاتر سوف نتعرف على شروط مسك الدفاتر التجارية حيث أن لها كيفية معينة وذلك من أجل المحافظة على صحة البيانات الموجودة بها وإمكانية الاحتجاج أمام الجميع، ولذلك فإنه هناك بعض الشروط الإلزامية التي يجب توافرها مثل:
تنظيم الدفاتر التجارية بحسب التاريخ بدون فراغ ولا تحشيه بين السطور ولا بياض ولا نقل على الهامش ولا محو، من أجل ضمان عدم اضافه التاجر او محو أيا من البيانات التي تم تسجيلها في الدفاتر.
لابد من ترقيم الدفاتر المذكورة والتأشير عليها والتوقيع عليها من قبل مراقب السجل التجاري، وذلك بهدف منع التلاعب في الدفاتر وإضافة المزيد من الثقة حتى تكون حجة على الجميع.
الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر
بعد أن تعرفنا على تعريف مسك الدفاتر سوف ننتقل للتعرف على الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر وهي تعتبر من الأمور المهمة التي يجب معرفتها حتى لا تختلط المفاهيم والمهمات بالإضافة إلى تجنب حدوث أي خسائر مالية، ومن أبرز هذه الفروق ما يلي:
المحاسبة تعمل على تلخيص المعاملات المالية وتقديم التقارير المالية عن الأنشطة التجارية التي تدور في المؤسسة، أما امساك الدفاتر فهو يختص بتحديد المعاملات المالية وقياسها وتسجيلها بشكل يومي كجزء من عملية المحاسبة.
تهدف المحاسبة إلى قياس الوضع المالي في الشركة وتقديم التقارير والمعلومات المالية من أجل توفير رؤية مستقبلية جيدة وقيادة الشركة بشكل أفضل، في حين أن مسك الدفاتر يعمل الاحتفاظ بالسجلات المالية والمعاملات اليومية بطريقة سليمة من أجل تقديم المعلومات في عملية المحاسبة.
المحاسبة تنقسم إلى العديد من الأنواع مثل المحاسبه الماليه والاداريه، التكاليف، والضرائب وغيرها، بينما مسك الدفاتر ينقسم الى نوعين فقط وهما الأحادي والمزدوج.
تحتاج المحاسبة إلى مجموعة من المهارات الخاصة بسبب طبيعتها المعقدة مثل الفهم الجيد للرياضيات والتفكير النقدي، بينما مسك الدفاتر لا يحتاج إلى أي مهارات خاصة.
يمكن لإدارة الشركة اتخاذ القرارات التجارية من خلال البيانات والمعلومات التي تم تقديمها من المحاسبة، بينما لا يمكن لإدارة الشركة اتخاذ القرارات بناء على المعلومات التي تم الحصول عليها من مسك الدفاتر.
المحاسبة تعتمد على المعلومات التي تم الحصول عليها من عملية مسك الدفاتر وتحتاج إلى تحليل البيانات من أجل تقديمها في التقرير المالي، في حين أن عملية مسك الدفاتر تعتمد على تسجيل المعاملات المالية بشكل يومي.
في عملية المحاسبة يتم إعداد البيانات المالية من خلال المعلومات التي تم توفيرها، في امساك الدفاتر فانه لا يمكن الاعتماد عليها إعداد البيانات المالية.
تعرف على كيفية امساك الدفاتر المحاسبية
تعريف مسك المحاسبة
بعد أن تعرفنا على تعريف مسك الدفاتر سوف نتعرف على المحاسبة وهي أعم وأشمل من مسك الدفاتر حيث انها تعمل على تنظيم وتنسيق آليه مسك الدفاتر، وذلك من أجل التحقق من المعلومات التي تم تسجيلها، وتهتم المحاسبة بالأرقام المهمة وإعداد التقارير المالية وقياس الأداء المالي، حيث تعتمد عليها الإدارة في المؤسسة من أجل الحصول على معلومات الأداء في المؤسسة وقراءة التقارير المالية.
أنواع الدفاتر التجارية
بعد أن تحدثنا عن تعريف مسك الدفاتر سوف ننتقل للحديث عن الدفاتر التجارية، وهي عبارة عن العمليات التجارية التي تتم في المحل التجاري ويتم تسجيلها في دفاتر حسابات في المحل التجاري بطريقة منظمة وصحيحة حتى يسهل الرجوع إليها في اي وقت، تعتبر مستندات محاسبية تمكن التاجر من اثبات المعاملات التجارية وقد يحتاج اليها عند اعداد الموازنة السنوية.
وتهدف الدفاتر التجارية إلى تحقيق نوعين من المصالح وهي؛ مصالح شخصية تتعلق بالتاجر، ومصلحة عامة وهي حجية الدفاتر أمام الغير، وتنقسم أنواع الدفاتر التجارية حسب حرية التجار إلى نوعين:
النوع الأول الدفاتر الإجبارية: وهي التي يلتزم التاجر بامساكها، تنقسم إلى الأنواع التالية:
دفتر اليومية:
من أهم الدفاتر التجارية يتم فيها تسجيل جميع المعاملات التجارية اليومية وجميع تصرفات التاجر وجمله المصاريف الشخصيه الشهريه، ويحتوي دفتر اليومية على نوعين من البيانات:
النوع الأول؛ عبارة عن العمليات التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري تثبت فيها جميع العمليات التجارية التي يقوم بها التاجر ويتم تسجيلها بشكل يومي.
انواع الثاني؛ عبارة عن النفقات الشخصية التي ينفقها التاجر على نفسه وعلى أسرته ويتم تسجيلها بصورة شهرية لمعرفة ما إذا كان التاجر قد أسرف في الإنفاق أم لا في حالة الإفلاس.
ايضاً تعرف على اهمية الدفاتر المحاسبية
دفتر الجرد والميزانية:
يعبر عن الحالة العامة بالنشاط التجاري حيث يتم فيه تسجيل جميع أموال التاجر المنقولة والثابتة وما له من حقوق وما عليه من واجبات وديون، بالإضافة إلى تسجيل الأرباح والخسائر، ويتم تنظيم هذا الدفتر مره واحده في السنة وتبرز أهميته في مساعدة التاجر على الوقوف على المركز المالي الخاص به ومعرفة مدى جدوى المشروع التجاري.
دفتر صور الرسائل:
يعتبر سجل المراسلات التي يرسلها أو يتلقاها التاجر وتتعلق بالنشاط التجاري، وتظهر أهميتها في إثبات العقود التجارية التي تتم عن طريق المراسلة حاسه انها تحتوي على جميع الفواتير والملخصات وغيرها.
النوع الثاني الدفاتر الاختيارية: هي الدفاتر التي لا يجب على التاجر إمساكها لكن تطلبت إليها طبيعة النشاط التجاري، وهي تنقسم إلى الأنواع الآتية:
دفتر الأستاذ:
يعتبر من أشهر الدفاتر التجارية المنتشرة ويشبه دفتر اليومية، حيث أنه يهتم بتسجيل جميع العمليات في شكل حسابات بحيث يضم حساب جميع العمليات التي من نفس النوع، وتسجيل هذه الحسابات في شكل دفتر يتكون من عمودين، العمود الأول دائن ويرمز إليه حسابيا ( له )، والعمود الثاني نادين ويرمز إليه حسابيا ( عليه )، ويحتوي على ثلاثة أنواع:
- الاول؛ حسابات شخصية باسم الأشخاص الذين يقومون بالتعامل مع التاجر.
- الثاني؛ حسابات عامه وهي عبارة عن جميع الأموال والأصول التي يتكون منها المحل التجاري.
- الثالث؛ حسابات اسمية عبارة عن الإيرادات والنفقات.
دفتر الأوراق التجارية:
يتم في تسجيل حركة الأوراق التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري سواء كانت مسحوبه من التاجر أو عليه، ويتم فيها تحديد تاريخ استحقاق كل ورقه سواء كان التاجر دائم ام مدين.
دفتر المخزن:
يتم فيه تسجيل حركة البضائع من وإلى المخزن، وتسجيل جميع تفاصيل البضاعة الموجودة في المخزن من حيث الكمية والنوع والتفاصيل الاخرى.
المسودة:
يتم فيه تسجيل جميع العمليات التجارية التي تحدث مباشره لتأهيلها الى نقلها الى دفتر اليومية بشكل منتظم، في حالة عدم استطاعة التاجر من التسجيل في دفتر اليومية مباشرةً وذلك بسبب ازدحام العملاء وكثرة العمليات التجارية.
دفتر الصندوق:
يعرف دفتر الخزنة ويتم فيه تسجيل جميع العمليات التي تتعلق بالخزنة من حيث المبالغ التي تدخل إليها والمبالغ التي تخرج منها، وتبرز أهمية هذا الدفتر في توضيح المبالغ التي قام التاجر بإنفاقها والمبالغ المتبقية في الخزنة والإيرادات.
تعرف على:- كيفية مسك السجلات المحاسبية في المؤسسات التربوية
تعريف المساعدة في إعداد القوائم والتقارير المالية والتسويات البنكية
وبعد أن تعرفنا على تعريف مسك الدفاتر سوف نتعرف على القوائم المالية هي عبارة عن خمسة تقارير مالية يتم إعدادها من أجل عرض الأداء المالي للشركة في خلال فترة محددة ويحتوي على العديد من المعلومات حول المصروفات والإيرادات والأصول والخصوم وصافي أرباح الشركة وغيرها.
وتنقسم القوائم المالية إلى قائمة المركز المالي، قائمة التغير في حقوق الملكية، قائمة الدخل، قائمة الدخل الشامل، بالإضافة الى قائمه التدفقات النقديه.
أما التقارير المالية فهي تنقسم إلى نوعين وهما:
- تقارير مالية غير دورية: لا تكون مرتبطة بالقوائم المالية يتم انشائها من أجل مراقبة الوضع المالي في الشركة.
- تقارير مالية دورية؛ عبارة عن قوائم مالية يتم اضافه إيضاحات إليها يتم استخدامها في اتخاذ القرارات ودعم معلومات مالية ومعلومات غير مالية.
وأما التسوية البنكية فهي عبارة عن مطابقة السجلات المحاسبية للشركة إلى الحساب النقدي في الميزانية العمومية مع المعلومات المقابلة لها في كشف حساب بنكي، وتبرز أهمية هذه العملية في التأكد من الفرق بين الاثنين بالإضافة إلى دراسة التغيرات التي تؤثر في الحساب البنكي.
وفي ختام هذا المقال فقد تحدثنا عن تعريف مسك الدفاتر وهي واحدة من أهم الخطوات التي تتم في عملية المحاسبة تهدف إلى التعرف على الوضع المالي للشركة وتحديد موقف الشركة من الأرباح والخسائر والعمل على زيادة الدخل وتجنب الافلاس، مع ذكر تعريف المحاسبة وأنواع الدفاتر التجارية وغيرها من المعلومات التي تتعلق بها.
