الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية من أهم الوثائق والمستندات الواجب توافرها في كل مؤسسة أو شركة أو أي نشاط تجاري قائم، فهي تجمع كافة المعاملات المالية والأنشطة التي تتم داخل وخارج الشركة من إيرادات ومدفوعات، وتتبروز أهميتها في إصدار القوائم المالية، وإعداد الإقرارات الضريبية، وغيرها الكثير من المهام التي سنلقي الضوء عليها اليوم، فتابعوا معنا.
الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية
إن كنت صاحب نشاط تجاري فلابد من الإلمام بكافة المفردات المحاسبية التي تتعلق بعملك التجاري، والتي منها مصطلح الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية، والتي تتمثل في كافة الوثائق والمستندات المتعلقة بالمعاملات المالية التي تجريها المؤسسة.
فالدفاتر المحاسبية تشتمل على سجلات الأصول، والفواتير والسندات، وغيرها من الشيكات وكذلك دفتر الأستاذ، وكل هذه الدفاتر تساعد في تقييم وضع الشركة المالي، من خلال حصر الأرباح والنفقات خلال فترة زمنية محددة، وإصدار القوائم المالية.
أنواع الدفاتر المحاسبية
الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية المستخدمة في جميع الشركات هي ثلاثة أنواع رئيسية، ولكل دفتر مسؤولية محددة لتسجيل بند محدد، وهذا ما نوضحه من خلال الآتي:
1- دفتر الأستاذ العام
دفتر الأستاذ من أهم الدفاتر المحاسبية التي تتضمن مجموعة من أهم البيانات التي تتمثل فيما يلي:
- حفظ السجلات الخاصة بالبيانات المالية للشركة.
- يتضمن الحسابات الخاصة بأصول الشركة.
- يحتوي على سجلات المدين والدائن.
- معاملات الشركة المالية، والتزاماتها.
- تسجيل رصيد الأسهم والسندات، والنفقات.
2- دفتر المبيعات
الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية يدخل من ضمنها دفتر المبيعات الذي يتم التسجيل فيه يوميًا بمجرد إرسال الفواتير، ويتم فيه تسجيل ما يلي:
- يتضمن إجمالي مبيعات الائتمان للبضائع خلال مدة معينة.
- تتبع حسابات العملاء.
- بيانات المعاملات والمبيعات الفردية، والديون المستحقة.
- تسجيل كافة المدفوعات أول بأول.
تعرف على :- ما هو مسك الدفاتر المحاسبية
3- دفتر المشتريات
هذا الدفتر يتم التسجيل فيه بشكل يوميًا، حيث يتم تجميعه في نهاية كل شهر على أن يكون مشتملًا على ما يلي:
- بيانات كافة معاملات الشراء.
- حسابات الموردين.
- تسجيل مشتريات الائتمان.
- تفاصيل المشتريات الفردية.
- بيانات المدفوعات، والمدفوعات المعلقة.
- تدوين كافة الفواتير وفق التتبع الزمني.
كيفية استخدام دفتر المحاسبة
إن كل نوع من الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية يقوم بمهمة محددة، وحتى يتم العمل بشكل فعال يجب الالتزام بمجموعة من الخطوات التي تتمثل فيما يلي:
- تسجيل كل معاملة في دفتر الأستاذ العام بانتظام مع مراعاة التاريخ، ونوع المعاملة، وقيمتها.
- في دفاتر الفرعية المتناظرة يتم نشر الإدخالات التي تتمثل في دفتر المبيعات أو دفتر المشتريات.
- موازنة الدفاتر عند انتهاء كل فترة محاسبية، حيث يتم التحقق من توازن مجموع الديون مع مجموع الاعتمادات، للتأكد من أن كافة الإدخالات تم تسجيلها بشكل سليم.
- الالتزام بالمراجعة المستمرة في الكشوف المالية للكشف عن الأخطاء، والقدرة على التصحيح أول بأول.
- الاستعانة بالدفاتر المحاسبية لإعداد التقارير المالية والميزانية العمومية، وبيانات التدفق النقدي، وبيانات الدخل، وذلك من أجل توضيح وضع الشركة المالي والقدرة على اتخاذ القرارات المستنيرة.
تعرف على :- التزام التاجر بمسك الدفاتر التجارية
اهمية الدفاتر المحاسبية
الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية لها أهمية بالغة لأي نشاط تجاري، فهو بمثابة العمود الفقري لنظام التقارير المالية التي تلعب دورًا حاسمًا في اتخاذ القرارات التي تصب في مصلحة المؤسسة التجارية، بجانب الاستفادة مما يلي:
- إعداد التقارير المالية بشكل سليم ومعتمد على بيانات دقيقة.
- معرفة مصادر الأموال الواردة للشركة، وإلى أين تذهب النفقات، وهذا يمثل أهمية من أجل فهم ما ينبغي توجيه الاستثمار إليه، وما ينبغي الابتعاد عنه.
- القدرة على اتخاذ قرارات مالية صحيحة مبنية على الأرقام وليست معتمدة على الحدس أو التخمين.
- إمكانية مراجعة الأخطاء المالية أولًا بأول.
- إنشاء ميزانيات مالية فعالة وواقعية.
- الالتزام بسداد الفواتير في موعدها المحدد.
- تحقيق قدر كبير من الدقة والكفاءة عن طريق المقارنة بين المعاملات المالية الخاصة والمعاملات المسجلة للوقوف على الأخطاء وتصحيحها بكل سهولة.
- إعداد الإقرارات الخاصة بالضرائب دون التعرض لمخالفات أو غرامات.
مهام شهرية في المحاسبة المالية لمتجرك
توجد مجموعة من المهام الأساسية التي يجب إعدادها بشكل شهري، وذلك حتى تتمكن من إغلاق المحاسبة المالية بنجاح لنشاطك التجاري، إذ تختلف تلك المهام باختلاف حجم النشاط نفسه، ومدى الاحتياج لمراقبته، وتتمثل هذه المهام فيما يلي:
- وضع الميزانية العامة.
- تحديد البيانات الخاصة بالدخل.
- إعداد التدفق النقدي.
- حصر التكاليف والنفقات.
- إعداد الإقرار الضريبي.
تعرف على :- خدمات مسك الدفاتر للشركات في الرياض
الأخطاء الشائعة في دفتر المحاسبة وكيفية تجنبها
الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية من أكثر الأدوات الحاسمة لتتبع سير المعاملات المالية بكافة تفاصيلها، لكن وجب التنويه على وجود مجموعة من الأخطاء الشائعة في هذه الدفاتر والكشوف، وسوف نفصح عنها بالتفصيل من خلال الآتي:
- أخطاء متعلقة بإدخال البيانات: إن الاعتماد على إدخال بيانات المعاملات المالية بشكل يدوي بدلًا من الاعتماد على البرامج المحاسبية المتطورة ينجم عنه نسبة خطأ كبيرة، لذا يجب الإلمام بهذه البرامج لتحقيق السلاسة والدقة في العمل.
- الخطأ في تصنيف المعاملات: يمكن للموظف أن يخطئ في تسجيل المعاملات تحت الحسابات الصحيحة، لذا نوصي بضرورة المتابعة والمراجعة المستمرة والتدقيق من أجل اكتشاف هذه الأخطاء وتصحيحها على الفور.
- الإدخال المزدوج: من المهم التدقيق والحذر عند إدخال المعاملات، خاصة إن كانت طريقة الإدخال يدوية، وذلك لعدد تسجيل نفس المعاملة المالية مرتين.
- خطأ إدخال التاريخ: تسجيل المعاملات بتاريخ خطأ قد يؤدي إلى وجود خلل عند إجراء التحليل المالي أو إعداد التقارير المالية.
- حذف المعاملات: قد يتم الخطأ في عدم تسجيل بعض المعاملات الخاصة بيوم معين، أو حذفها عن طريق الخطأ، لذا يجب تسجيل الفواتير المستلمة أول بأول وبترتيب التاريخ.
أسعار خدمة الدفاتر المحاسبية عن بعد
يمكنكم الحصول على أدق الخدمات المحاسبية التي تتم تحت إشراف متخصصين ذوي كفاءة عالية، ويمتلكون سنوات طويلة من الخبرة في مجال المحاسبة والأعمال المالية، وكل هذا بأسعار تنافسية، ونسبة خصم حصرية لجميع عملائنا.
تعرف على :- كيف تأثرّت عملية مسك الدفاتر بالتقنيات الحديثة
طرق التواصل مع المؤسسة
تواصل مع فريق الدعم الخاص بنا لنجيب عن كافة تساؤلاتك واستفسارات بشأن الخدمات المحاسبية المختلفة على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، فسنكون خير رفيق لك في رحلة النجاح عند تواصلك معنا من هنا.
في نهاية المطاف نرجو أن نكون قد أوضحنا كافة التفاصيل عن الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية ودورها الهام في تسجيل المعاملات المالية بشكل منتظم، حتى تتمكن من إعداد تقارير مالية سليمة وتحديد الوضع المالي للنشاط التجاري.
أسئلة شائعة
ما هي الدفاتر المساعدة؟
الدفاتر المساعدة هي نوع من الدفاتر التي يتم إعدادها لتسجيل المعاملات التي تحدث بشكل متكرر، وتطلب تخصيص يومية خاصة بها.
ما هي انواع قيود التسوية؟
أنواع قيود التسوية هي: المصروفات المستحقة، والمصروفات المدفوعة مقدمًا، والإيرادات المستحقة، والإيرادات المقدمة.
ما هي وظيفة ال Bookkeeper؟
وظيفة ال Bookkeeper تتمثل في أداء مهمة التسجيل اليومي لكل المعاملات المالية للنشاط التجاري من حيث المشتريات والمبيعات، والدخل، في الدفاتر المحاسبية والكشوف المالية الخاصة بكل نوع معاملة.
