فهم أساسيات دفترة الحسابات تساعد صاحب الشركة على متابعة أدائها من خلال تسجيل كافة المعاملات المالية ومن ثم القيام بتحليلها للحصول على المعلومات المطلوبة، وسوف نتعرف في هذا المقال على الإجراءات اللازمة للدفتره وبعض النصائح لمسك الدفاتر المحاسبية.
فهم أساسيات دفترة الحسابات
يطلق أيضا على دفترة الحسابات مصطلح مسك الدفاتر المحاسبية والتي يعد القيام بها من الأمور الأساسية التي لا غنى في إدارة الشركة، حيث إنها تساعد في تحديد وضع الشركة المالي، بالإضافة إلى إمكانية تقييم أدائها ومن ثم معرفة ما تحتاج إليه لنتمكن من تنميتها وتطويرها.
الفرق بين الدفترة والمحاسبة
يكمن الفرق بينهما في أن الدفترة هي تدوين كافة المعاملات المالية بشكل يومي أما المحاسبة فهي القيام بتحليل تلك البيانات التي تم تسجيلها، وبالتالي فالدفترة جزء من المحاسبة
إجراءات الدفترة
تتضمن إجراءات القيام بالدفترة ما يلي:
- التحويل المالي كالفواتير.
- بالإضافة إلى متابعة تسديد العملاء لمدفوعاتهم.
- التحقق من تسديد الشركة للضرائب المستحقة.
- بالإضافة إلى تجهيز طلب استرجاع الضرائب وذلك في حالة استحقاقها.
- إلى جانب متابعة كشوف المرتبات الخاصة بالموظفين والتحقق من سداد الضرائب والمبالغ التأمينية.
تعرف على :- أهمية المحاسبة للمشروعات الصغيرة
تعريف دفتر المحاسبة
عبارة عن دفتر يتم تدوين فيه كافة المعاملات المالية بشكل منظم للاحتفاظ بها لأطول فترة ممكنة، وإمكانية إيجاد جميع المعلومات التي نحتاجها بكل سهولة، ويهدف هذا الدفتر إلى توفير كافة المعلومات التي تساعد على معرفة حالة الشركة المالية وتقييم أدائها.
أهمية دفتر المحاسبة
يعد هذا الدفتر مهما جدا لما يحويه من معلومات، كما أنه يمثل حجر الأساس في إعداد التقارير المالية، فهو يعمل على:
- ضمان دقة وشفافية كافة المعلومات المطلوبة.
- كما أنه يساهم في اتخاذ القرارات عن طريق توفير معلومات موثوقة ومفصلة عن الحالة المالية للشركة.
- كما يساعد على فهم وضع الشركة المالي، والذي بدوره يؤثر على اتخاذ القرارات الرئيسية والتي تتضمن التخطيط المالي والتخطيط للاستثمار.
تعرف على : ما هي انواع و اسماء دفاتر المحاسبة
أنواع دفتر المحاسبة
هناك عدة أنواع للدفاتر المحاسبية تُستخدم أثناء عملية الدفترة من أجل تنظيم ومتابعة مدفوعات الشركة سواء كانت الداخلية أو الخارجية ومنها ما يلي:
- سجل النقدية: ويستخدم هذا السجل في تدوين كافة معاملات الشركة سواء كانت منها أو إليها.
- سجل البيع: وهو يشمل تسجيل جميع الفواتير سواء كانت المدفوعة أو غير المدفوعة، بالإضافة إلى تدوين ما تم بيعه.
- سجل الشراء: وهو يتضمن تدوين جميع الفواتير الخاصة بالمنتجات أو الخدمات التي قامت الشركة بشرائها مع تدوين كيفية تسديد ثمنها.
تعرف على :-تعريف المحاسبة وأنواعها
طريقة استخدام دفتر المحاسبة
حتى نتمكن من استخدام دفتر المحاسبة جيدا ينبغي علينا أن نتبع مجموعة من الخطوات والتي تتمثل في التالي:
- من الضروري أولا تسجيل جميع المعاملات النقدية في الدفتر بكافة تفاصيلها والتي تشمل تاريخ المعاملة وقيمتها المالية وطبيعتها.
- وبعد الانتهاء من التسجيل في الدفتر يتم إرسال تلك المدخلات في الدفاتر الفرعية مثل دفاتر المبيعات ودفاتر المشتريات.
- ينبغي بعد انتهاء كل فترة محاسبية القيام بموازنة الدفاتر، من أجل التأكد من أن إجمالي الديون يعادل إجمالي الاعتمادات، مما يثبت صحة تسجيل جميع البيانات.
- وبعد ذلك ينبغي إجراء مراجعات دورية من أجل الكشف عن الأخطاء بسهولة، والإسراع بتصحيحها مما يحافظ على نزاهة السجلات المالية.
تعرف على :- افضل خدمات المحاسبة عن بعد
دور دفتر المحاسبة في تحليل الأداء المالي
يساهم هذا الدفتر في تحليل أداء الشركة المالي بشكل فعال، ويتمثل الدور الذي يلعبه فيما يلي:
- يقوم الدفتر بتقديم المعلومات الدقيقة لكافة المعاملات المالية، والذي بدوره يضمن دقة وشفافية التحليل المالي.
- كما تعد كافة المعلومات التي تم تسجيلها في الدفتر هي أساس إعداد القوائم المالية مثل بيانات الدخل، والميزانيات العمومية، والتدفقات المالية.
- كما يساعد في تحديد الإتجاهات عن طريق إجراء مقارنة بيد المدخلات باستمرار على فترات معينة، مما يؤدي إلى اتخاذ القرارات المناسبة.
- كما يمكننا استخدام المعلومات المدخلة منذ فترة في إعداد خطط مالية مستقبلية.
- كما يساعد الدفتر المدققين في عملية حساب الضرائب بكل دقة.
تعرف على :- ماهى محاسبة التكاليف واهدافها
الأخطاء الشائعة في دفتر المحاسبة وكيفية تجنبها
يعد الدفتر المحاسبي أداة فعالة في تتبع البيانات المالية، ولكن قد تعيق الأخطاء المتكررة دقته، وسوف نتعرف فيما يلي على بعض من هذه الأخطاء وكيف نتجنبها:
- الأخطاء الناتجة عن إدخال المعلومات بشكل يدوي، ويمكننا تجنب هذه الأخطاء من خلال استخدام برامج المحاسبة الموثوقة.
- الأخطاء الناتجة عن توزيع المعاملات بطريقة خاطئة فمن الضروري الانتباه عند تسجيل المعاملات أن تكون تحت الحسابات الخاصة بكل معاملة، ونستطيع تجنب مثل هذا الخطأ عن طريق إجراء العديد من المراجعات بصفة دورية.
- الخطأ الناتج عن حذف المعاملات بطريقة غير مقصودة، حيث يؤدي الحذف إلى عدم دقة البيانات، لذا ينبغي التأكد من تدوين كافة المعاملات النقدية بطريقة صحيحة لتجنب هذا الخطأ.
- الخطأ الناتج عن إدخال تواريخ غير صحيحة للمعاملات والتي قد تؤثر بالسلب على تحليلها ماليا وعلى إعداد التقارير، لذلك ينبغي التحقق من تدوين المعاملات بتواريخها الصحيحة لتفادي هذا الخطأ.
- الأخطاء التي تحدث نتيجة إدخال نفس المعاملة أكثر من مرة مما يؤدي لزيادة الأرقام، لذلك ينبغي توخي الحذر عند تدوين المعاملات بالدفتر.
تعرف على : مبادئ المحاسبة بناء أساس قوي للنجاح المالي
نصائح مسك الدفاتر المحاسبية
نظرا لأهمية الدفاتر المحاسبية وضرورة الحفاظ عليها هناك بعض النصائح لمعرفة كيفية الإمساك بها بشكل أفضل:
- من الضروري تسجيل جميع المدفوعات سواء كانت يتم دفعها أو يتم استلامها بتواريخ دفعها أو استلامها، لسهولة الرجوع اليها عند احتياجها.
- كما ينبغي اختيار أسلوب المحاسبة الذي سيتم اتباعه في مسك الدفاتر، فهل سيكون على أساس الاستحقاق؟ أم باستخدام المحاسبة النقدية؟ حيث تقوم الأولى بتدوين جميع الإيرادات والمدفوعات عند حدوثها بالفعل سواء تم السداد أو التحصيل أم لا أما المحاسبة النقدية فيها يتم تدوين الإيرادات والمدفوعات المحصلة فقط.
- كما أنه من الضروري الاهتمام بتحديد مواعيد للعملاء لتسديد مستحقاتهم المالية وإلزامهم بالموعد، كما ينبغي دفع المستحقات المسجلة على الشركة في مواعيدها.
- كما ينبغي الحفاظ على تنظيم مدفوعات الشركة وذلك لتحديد ما يتم إنفاقه، ومن ثم معرفة كيفية الحد من الصرف.
تعرف على :- تعريف المحاسبة المالية وأهميتها للمؤسسات التجارية
برامج دفترة الحسابات
تساعد مثل هذه البرامج أصحاب الشركات في إدارة كافة جوانب أعمالهم من حيث إصدار الفواتير وإدارة المبيعات والمخزون وغيرها، كما أنها تعمل على توفير تطبيقات إدارة شاملة مع إمكانية تخصيصها من أجل تلبية احتياجات الأعمال، كما توفر إجراءات أمان قوية جدا للحفاظ على سلامة البيانات.
ما هو دفتر الحسابات؟
عبارة عن دفتر محاسبي يتم تدوين به كافة المعاملات النقدية التي تتم داخل الشركة، كما أن هذا الدفتر يقوم بوظيفة سجل زمني لكل أنشطة الشركة المالية، ويساعد على تتبع المعاملات بطريقة منظمة ومنهجية، ومن المعلومات التي تُسجل فيه تواريخ المعاملات وأوصافها والمبالغ المستحقة وغيرها.
تعرف على : كتاب مبادئ المحاسبة
ما هي أنواع الحسابات في المحاسبة؟
تنقسم أنواع الحسابات في المحاسبة إلى قسمين رئيسيين وهما حساب دائن وحساب مدين.
كيف أسوي دفتر حسابات؟
يتم ذلك من خلال تدوين تاريخ المعاملة، ومن ثم تسجيل وصف للمعاملة بإيجاز، وبعد ذلك نكتب اسم الحساب المدين، ثم نقوم بتسجيل المبلغ المدين، وبعدها نكتب اسم الحساب الدائن، ثم نُدون المبلغ الدائن.
ماذا أكتب في دفتر اليومية؟
يتم كتابة الآتي في دفتر اليومية رقم القيد والتاريخ الذي حدث فيه المعاملة بالإضافة إلى كتابة تفاصيل المعاملة مع كتابة المبالغ النقدية التي قلت من حساب وزادت في حساب آخر.
في الختام تعرفنا في هذا المقال على فهم أساسيات دفترة الحسابات وتعرفنا على مفهوم دفتر المحاسبة وأهميته، بالإضافة إلى كيفية مسك الدفاتر المحاسبية، والأخطاء الشائعة التي من الممكن أن تحدث في دفتر المحاسبة وكيفية تجنبها.
تعرف على : ماهي انواع المحاسبة ومهامها الأساسية
