يجب على كل تاجر يزيد رأسماله عن مائة ألف ريال سعودي ان يقوم بمسك الدفاتر التجارية من أجل تسجيل جميع المعاملات التجارية التي تحدث في المحل التجاري حتى تكون حجة له أو عليه، ولهذه الدفاتر التجارية أهمية كبرى للتاجر وغيره، بالإضافة إلى وجود عقوبة في حال عدم تطبيق هذا النظام أو مخالفته، وفي هذا المقال سوف نتحدث عن كيفية مسك الدفاتر التجارية.
كيفية مسك الدفاتر التجارية
ينص القانون على أنه يجب على كل تاجر أن يقوم بمسك الدفاتر التجارية التي تستدعيها طبيعة تجارته بطريقه توضح حقوق التاجر وما عليه من واجبات او ديون بالإضافة إلى إيضاح المركز المالي للتاجر، ولابد أن تكون هذه الدفاتر منتظمة ودقيقة ومكتوبة باللغة العربية، ويوفق التاجر من مسك هذه الدفاتر في حالة إذا كان رأس ماله لا يزيد عن مائة ألف ريال، وفي هذه الفقرة سوف نستعرض كيفية مسك الدفاتر التجارية.
يجب ترقيم كل صفحات الدفاتر قبل استعمالها وتوقيعها من قبل المحكمة المختصة التي يقع نشاط التاجر في دائرتها، وتبرز أهمية هذه الخطوة في منع إخفاء بعض صفحات الدفتر أو استبدال الصفحة أو عدم اكتمال الدفتر أو غيره.
عدم احتواء الدفتر على اي كتابة في الهوامش او فراغ او تحسير او كشط او شطب او غيره وذلك من اجل منع التعديل أو محو البيانات الموجودة في الدفتر بما يتناسب مع مصلحته الشخصية.
يجب تقديم الدفتر بعد اكتمال السنه التجارية إلى الكاتب العدل من أجل التصديق على عدد صفحات الدفتر التي تم استعمالها خلال السنة المالية، وبعد انتهاء العمل في الدفتر التجاري فإنه يجب أن يتم تقديمه إلى الكاتب العدل حتى يقوم بالتأشير بما يفيد ذلك.
ويجب على التاجر عند توقف نشاطه التجاري وعلى ورثته عند وفاته أن يقوموا بتقديم هذا الدفتر إلى الكاتب العدل من أجل التأشير عليه بما يفيد ذلك.
في حالة وقوع أي خطأ في تسجيل أحد المعاملات التجارية التي حدثت فإنه لا يجوز تصحيحها بين السطور او شطبها، وإنما يجب تصحيحها بتسجيل جديد في تاريخ اكتشاف هذا الخطأ.
تصل مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية أو الفواتير أو البرقيات أو الرسائل أو غيرها من المستندات التي تتعلق بالتجارة إلى عشر سنوات، وهذه العشر سنوات ليست مدة التقادم وإنما هي عبارة عن حد زمني للالتزام بتقديم الدفاتر كدليل أمام القضاء.
تعرف ايضا على نظام مسك الدفاتر التجارية
جزاء عدم مسك الدفاتر التجارية
بعد أن تعرفنا على كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف ننتقل للحديث عن جزاء عدم مسك الدفاتر التجارية في النقاط التالية:-
- حرمان التاجر من استعمال الدفاتر التجارية في إثبات مصلحته، وذلك لأنه حتى تكون في مصلحة التاجر لابد أن تكون هذه الدفاتر موجودة ومنتظمة.
- حرمان التاجر من الحصول على الصلح الواقي في حالة الإفلاس، حيث انها تعرض التاجر الى الافلاس التقديري والإفلاس الاحتيالي والغرامة المالية والتقدير القذافي للضريبة ولا يستطيع التاجر الاحتجاج على ذلك.
يمكنك قرأة ايضاً عن تعريف مسك الدفاتر
أهمية الدفاتر التجارية
بعد أن تحدثنا عن كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على أهمية الدفاتر التجارية حيث أن لها العديد من الفوائد وأهمية بالغة للتاجر وغيره، ومنها ما يلي:-
بالنسبة للتاجر:
امساك الدفاتر التجارية تمكن التاجر من تنفيذ خطة الإنتاج الخاصة به وتقييد العمليات التجارية وتقييد السيولة المالية المتوفرة له من أجل تجنب الإفلاس وزيادة الدخل.
قياس مدى جدوى المشروع التجاري في حدود ما يقوم به التاجر من اعمال تجاريه للتعرف على المركز المالي موقف اصوله ومتابعة الأرباح والخسائر.
حساب الضريبة المستحقة على التاجر من خلال ممارسة النشاط التجاري عن طريق العمليات التجارية التي تم تسجيلها في الدفاتر.
إثبات الأعمال التجارية أمام القضاء من خلال تسجيل جميع المعاملات التجارية التي يقوم بها التاجر.
بالنسبة للغير:
في حالة إفلاس التاجر من خلال معرفة وكيل الدائنين بحجم التجارة الخاصة بالتاجر بالتالي يسهل عمليه اداره التفليس وتصفيتها وتقسيم الأموال المستحقة للدائنين بحسب الديون المسجلة في الدفاتر التجارية.
قد تكون هذه الدفاتر التجارية حجة على التاجر، وذلك لأنها تكون بمثابة إقرار على التاجر بحدوث العمليات التجاريه المسجلة في الدفاتر وإقرار بصحتها.
بالنسبه للدوله:
- توجيه النشاط الاقتصادي ووضع الخطط القومية تبعا للميزانية وحساب الخسائر والأرباح الخاصة بالتاجر.
- تقدير ضريبة الارباح التجاريه والصناعيه المستحقة على التاجر.
- حماية المستهلك ومراقبة مشروعية النشاط التجاري.
تعرف ايضاً على :- كيفية مسك السجلات المحاسبية في المؤسسات التربوية في الرياض
أنواع الدفاتر التجارية الإلزامية
وبعد ان تعرفنا على كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على أنواع الدفاتر التجارية الإلزامية وهي الدفاتر التي يجب على التاجر الالتزام بها، وتنقسم هذه الدفاتر إلى الأنواع الآتية:-
دفتر اليومية:
ويعتبر من أهم الدفاتر التجارية وذلك لأنه يتم فيه تسجيل جميع الأعمال التجارية التي يقوم بها التاجر بصورة يومية، وتنقسم البيانات في دفتر اليومية إلى نوعين:-
- النوع الأول: العمليات التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري الذي قام به التاجر ويتم تسجيلها بشكل يومي.
- النوع الثاني: النفقات الشخصية التي ينفقها التاجر وأسرته وهي ضرورية من أجل معرفة ما إذا كان التاجر قد أسرف في النفقات الشخصية ام لا ويتم تسجيلها بصورة مجملة شهرياً.
دفتر صور الرسائل:
دفتر خاص بالمراسلات التي يرسلها أو يتلقاها التاجر ويلتزم ان تتعلق بالنشاط التجاري، حيث يجب على التاجر الاحتفاظ بجميع الرسائل التي يتلقاها أو البرقيات بصوره منظمه من أجل إثبات العقود التجارية التي تتم عن طريق المراسلة، وقد تشتمل أيضا على ملخصات أو فواتير أو غيرها مما يتعلق بالنشاط التجاري.
دفتر الجرد والميزانية:
يتم في هذا الدفتر تسجيل جميع الأموال التي تتعلق بالتاجر سواء كانت منقولة أو ثابتة وجميع ما له من حقوق وما عليه من واجبات وديون بالإضافة إلى تسجيل الأرباح والخسائر التي تنتج عن النشاط التجاري، حتى تساعد التاجر من الوقوف على المركز المالي الخاص به ومدى جدوى المشروع التجاري، ويتم تنظيم هذا الدفتر مرة واحدة كل سنة على الأقل.
اقرا عن شروط دعوى محاسبة وكيل
الدفاتر التجارية الإختيارية
بعد أن قمنا بالحديث عن كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على الدفاتر التجارية الاختيارية وهي أحد أنواع الدفاتر التجارية التي لا يجب على التاجر الامساك بها ولكن تفرضها طبيعة النشاط التجاري، وتنقسم هذه الدفاتر إلى عدة أنواع كالتالي:-
دفتر الأستاذ:
من أكثر أنواع الدفاتر التجارية انتشارا يشبه دفتر اليومية وذلك لأنه يتم فيه تسجيل جميع العمليات اليومية في شكل حسابات من نفس النوع، ويتكون من جدول الشق الأول دائن ويرمز إليه محاسبيا ( له ) والشق الثاني مدين ويرمز إليه محاسبيا ( عليه )، ويحتوي دفتر الأستاذ على عدة أنواع من الحسابات:
- النوع الاول: حسابات عامه وهي عبارة عن الاصول والاموال الموجودة في المحل التجاري.
- النوع الثاني: حسابات شخصية وهي مسجلة باسم الأشخاص الذين يتعامل معهم التاجر.
- النوع الثالث: حسابات اسمية وهي عبارة عن الإيرادات والنفقات.
دفتر الصندوق أو دفتر الخزينة:
يتم فيه تسجيل جميع المبالغ التي تدخل الخزينة والمبالغ التي تخرج منها، ولا أهمية كبرى في توضيح المبالغ التي ينفقها التاجر والمبالغ المتبقية في الخزنة والإيرادات.
المسودة:
يتم فيها تسجيل العمليات التجارية التي تحدث بشكل فوري قبل نقلها الى دفتر اليومية حتى يسوى نقلها بصورة منتظمة ومرتبة في حالة عدم تمكن التاجر من الكتابة بصورة مباشرة في دفتر اليومية بسبب زيادة العملاء وكثرة العمليات التجارية.
دفتر الأوراق التجارية:
يتم في هذا الدفتر تسجيل حركة الأوراق التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري سواء كانت مسحوبه من التاجر أو عليه وحتى إذا كان تاجر دائن أو مدين مع تحديد تاريخ استحقاق كل ورقه.
دفتر المخزن:
يتم فيه تسجيل حركة البضائع من وإلى المخازن وتسجيل جميع تفاصيل البضائع من حيث الكمية والنوع وغيرها من البيانات.
الدفاتر التجارية الإلكترونية
وبعد أن تعرفنا على كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على الدفاتر التجارية الالكترونية وهي أحد الطرق الحديثة في حفظ الدفاتر التجارية وتنقسم إلى نوعين هما:-
النوع الأول:
الدفاتر التجارية على شكل مصغرات فلمية: وهذه المصغرات عبارة عن أوعية غير تقليدية للمعلومات عبارة عن دعامات مصنوعة من مادة فلمية مصغرة يتم استخدامها في التصوير المصغر للمحررات الورقية، وتتميز بإمكانية مشاهدة الصور التي تم تسجيلها عليها بالعين من خلال طبعها مكبرة على دعامة ورقية ثم تكبيرها بواسطة جهاز يسمى جهاز القراءة، تنقسم هذه المصغرات الفيلميه إلى ثلاثة أنواع كالتالي:
- أفلام الفضه التقليديه: تظهر من خلال وضعها في محاليل كيميائيه وتتميز بانها تبقى إلى فترة طويلة تصل الى مائة عام.
- افلام الفضة الجافه: وتظهر فيها الصورة من خلال تعريضها الى الحراره، وإذا تم استخدامها عدة مرات فإنها تكون معرضة إلى التلف.
- أفلام قابلة للتحديث: تكون مصنوعة من البلاستيك الحساس إلى نوعية من الإضاءة القوية.
النوع الثاني:
بيانات تخزن في ذاكرة الحاسوب دون أن يكون لها أصل مادي مكتوب، ويتطلب هذا النوع وجود دفاتر تقليدية مسبقا.
وتعتبر المعلومات المستفادة من الأساليب التكنولوجية الحديثة أو الأجهزة من الأساليب التكنولوجية بمثابة دفاتر الكترونية، حيث يقوم فيها التاجر باستخدام وسيلة الكتابة الرقمية من أجل إنشاء وحفظ الدفاتر التجارية.
حجية الدفاتر التجارية في الإثبات
بعد أن تعرفنا على كيفية مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على حجية الدفاتر التجارية في الإثبات حيث تعتبر هذه الدفاتر حجة لصاحبها في المعاملات التي تختص بتجارته إذا كانت منظمة وكان الخلاف بينه وبين تاجر آخر.
وقد تعتبر الدفاتر التجارية حجة على صاحبها سواء كانت منظمة تنظيماً قانونيا أم لم تكن وذلك لان القانون اعطى حريه كامله للدفاتر التجارية ضد التاجر ويرجع سبب في ذلك إلى أن هذه الدفاتر بمثابة إقرار واعتراف من التاجر بصحة البيانات التي تم تسجيلها.
وفي ختام هذا المقال فقد تحدثنا عن كيفية مسك الدفاتر التجارية وهي عملية تسجيل جميع العمليات التجارية التي تتم في المحل التجاري في الدفاتر التجارية تنقسم إلى العديد من الأنواع تبعا لطبيعة هذا النشاط، ولها أهمية كبرى لما فيه من مصلحة التاجر بالإضافة إلى حجية تلك الدفاتر أمام الغير.
