لكل شركة أو مؤسسة البعض من القواعد التي تسير عليها لتنجح ومن أساسيات النجاح هو أن يتم تسجيل المعاملات المالية بشكل سليم كل عملية في الدفتر المخصص لها ولذلك يُعتبر أن دفتر اليومية من أهم الدفاتر لتسجيل العمليات التي تتم علي مدار اليوم وهو الأساس لبناء الدفاتر الأخرى والقرارات المالية ولذلك من الضروري الاهتمام به بشكل دقيق.
دفتر اليومية
دفتر اليومية هو عبارة عن واحد من الحسابات التي تتواجد في المؤسسات والشركات المختلفة ويُعد أنه تفصيلي لكل المعاملات الحسابية التي تتم في اليوم ومن الممكن أن يتم استخدامه حتي يتم تسوية الحسابات الأخرى مثل دفتر الأستاذ ومن ثم ميزان المراجعة والقوائم المالية ويُعتبر أن المدخلات في الدفتر هي الأساس الذي يُعتمد عليه من أجل حفظ السجلات.
كافة المدخلات في الدفتر يتم فرزها إلي الحسابات الأخرى والتحقق من دقتها وبعد التأكد منها يتم نشرها في دفتر الأستاذ العام حيث أنه يتم الحصول منه علي المعلومات المختلفة للتقارير المالية وهو ما يتم الاعتماد عليه من قبل صناع القرار للأعمال في الشركة.
واحدة من الأمور الهامة التي يجب أن يتم تحقيقها في المؤسسات والشركات المختلفة أن يتم الوصول إلي الدفاتر الدقيقة والكاملة والتي تُعتبر أنها ضرورية في عملية التدقيق وذلك لأنه يعمل علي توفير الإدخالات ومنها إلي الحسابات المفصلة لكل معاملة حيث إمكانية الاطلاع علي أدق الأمور.
يجب أن تعرف أنه يتم الاعتماد علي طريقة القيد المزدوج في دفتر اليومية من أجل إتمام عملية التسجيل بالشكل الصحيح والهدف منه التعرف علي ما إذا كان هناك زيادة في حساب ما يتبعه نقص في حساب آخر عن طريق أن يتم تسجيل المعاملة في الجانب الدائن والجانب المدين ولذلك يشتمل دفتر اليومية علي البعض من العناصر والتي تتمثل في:
- رقم القيد
- تاريخ المعاملة التي تمت
- البيان وهو عبارة عن تفاصيل المعاملة
- المبالغ المالية التي نقصت في الحساب وزادت في حساب آخر
- والحسابات التي ظهر فيها تأثر بالمبالغ المتدفقة أو الخارجة.
هناك البعض من المعاملات اليومية التي تتواجد في دفتر اليومية والتي تشتمل علي كل من معاملات البيع والشراء والمدفوعات النقدية والدفع بالآجل وكافة المعاملات التجارية الأخرى التي يتم تسجيلها.
يُعتبر أن التسجيل في دفتر اليومية هو أحد المراحل الهامة الذي يعتمد عليها المحاسب المالي في الشركة أو المؤسسة لأنه يُساعد علي الوصول إلي التسويات في المستقبل.
تعرف على الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ
شروط التسجيل في دفتر اليومية
يجب علي المحاسب المالي الاهتمام بالتسجيل في دفتر اليومية علي أساس الشروط التي تم وضعها من أجل تنظيم العملية بالشكل المناسب والتي تتمثل في:
- يتم العمل علي التسجيل لكل العمليات المالية التي تخص المنشأة.
- والحرص علي التسجيل من خلال اتباع نظام أول بأول أي أنه يكون علي حسب تواريخ حدوث العمليات المالية.
- لا يجب ترك فراغات أو أسطر بين أطراف القيد من ناحية بالإضافة إلي كل قيد والذي يليه.
- لا يتم الشطب أو الكشط أو المسح وفي حالة حدوث خطاً يتم تصحيحه بالشكل المحاسبي السليم.
- الترقيم للصفحات في دفتر اليومية من خلال الأرقام المتسلسلة.
تعرف على خدمات مسك الدفاتر للشركات في الرياض
أهمية دفتر اليومية
يجب أن تُحافظ كل مؤسسة علي تواجد دفتر اليومية بشكل سليم وذلك بسبب أنه هام جداً في العمليات المالية التي يتم تنفيذها وسنتعرف الآن علي أبرز النقاط الهامة فيه من خلال الأسطر التالية:
- لأن دفتر اليومية هو الدفتر المخصص الذي يتم التسجيل فيه لكافة المعاملات اليومية المالية للمؤسسات وهذا الأمر يُساعد المحاسب المالي علي التتبع لكل التدفقات النقدية سواء كانت الداخلة أو الخارجة بكل سهولة.
- المعلومات التي تتواجد في دفتر اليومية تكون مفصلة وهو الأمر الذي يُساعد المحاسبين ورواد الأعمال علي استخدام تلك المعلومات من أجل اتخاذ القرارات المالية الأفضل في سبيل تحقيق أهداف المؤسسة.
- قدرة المحاسب المالي للمؤسسة علي أن يتم إعداد ملفات الضرائب بكل سهولة وبشكل دقيق وذلك من خلال تتبع الإيرادات والمصروفات الخاصة بالشركة في خلال مدة زمنية معينة.
- يُساعد الدفتر المحاسب علي أن يتم التعرف علي الأخطاء المختلفة التي تتواجد في المعاملات المالية حيث أنه يتم الاعتماد علي التسجيل مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن.
- السهولة في التتبع لحركة الأموال في الأقسام المختلفة في المؤسسة لأن من خلال الدفتر يتم توضيح المعاملات المالية بشكل تفصيلي وهو ما يُساعد علي التعرف علي أي من الأقسام التي يتم فيها إنفاق الأموال بشكل فعال أو غير فعال.
- هناك البعض من القوائم الأخرى التي يعتمد بناؤها علي دفتر اليومية وهم الميزانية العمومية وقائمة الدخل ولذلك هو مفيد في إعداد تسوية الحسابات وعمل القوائم المالية.
أي من العمليات التالية تعتبر مسك الدفاتر؟
مزايا دفتر اليومية المحاسبية
دفتر اليومية المحاسبية هو دفتر الإدخالات الأصلي والذي يتم تسجيل فيه مختلف المعاملات التجارية للمؤسسة التي تتم في اليوم قبل أن يتم ترحيلها بشكل يدوي إلي دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ الفرعي وله العديد من المميزات والتي تتمثل في:
- يشتمل الدفتر علي كل المعاملات التجارية في مكان واحد وذلك من خلال الاعتماد علي الوقت والتاريخ وبالتالي سهولة التتبع للمعاملات حيث أن التسجيل يعتمد علي أساس الإيصالات أو الفاتورة من أجل أن يتم التحقق من صحة الإدخالات في دفتر اليومية مع الفواتير.
- الانتهاء من تسجيل كل معاملات إدخالات دفتر اليومية الافتتاحية وإغلاق إدخالات دفتر اليومية وغيرها من المعاملات الأخرى التي تتواجد في أي كتب فرعية في دفتر اليومية.
- يتم الاعتماد علي نظام القيد المزدوج عند التسجيل في حسابات دفتر اليومية وهذا يعمل علي التقليل من فرصة الوقوع في الأخطاء والقدرة علي التحديد لمكان حدوث الخطأ.
- ويكتب المحاسب السرد المناسب أدناه من أجل أن يتم إدخال المعاملة المالية في دفتر اليومية وهذا يُساعد المدقق علي التعرف علي سبب تسجيل تلك المعاملة.
- هو الأساس الذي يتم عليه بناء دفتر الأستاذ حيث لا يوجد إمكانية للتسجيل في دفتر الأستاذ بدون الانتهاء من دفتر اليومية بالشكل السليم.
- في حالة ظهور أي خطأ في دفتر الأستاذ فإنه يُمكن تصحيحه من خلال الاعتماد علي دفتر اليومية.
تعرف على :- أهمية الدفاتر المحاسبية
كيفية تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية؟
يتم الاعتماد علي نظام القيد المزدوج في دفاتر اليومية والتي تُعد أنها عبارة عن تسجيل كل معاملة تتم مرتين مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن ويتم التسجيل علي حسب خطوات معينة والتي تتمثل في:
- تسجيل تاريخ قيام المعاملة.
- وتلخيص المعاملة بوصف موجز.
- إدخال اسم الحساب المدين.
- تسجيل المبلغ في خانة المدين.
- إدخال اسم الحساب الدائن.
- تسجيل المبلغ في خانة الدائن.
- التأكد من التطابق لكل من مبلغ المدين والدائن.
أخطاء شائعة عند استخدام دفاتر اليومية
يجب الحرص علي أن يكون دفتر اليومية خالي من الأخطاء لأنه يُعد المصدر الأول للحصول علي المعلومات المتنوعة منه للدفاتر الأخري ولذلك سوف نستعرض أبرز الأخطاء التي تحدث من خلال النقاط التالية:
- من أكثر الأخطاء الشائعة هو أن يتم الإغفاء للتسجيل لأحدي المعاملات المالية والذي ينتج عنه التسبب في عدم اكتمال السجلات المالية.
- يقع البعض في خطأ تسجيل قيمة المبلغ بشكل غير دقيق ولذلك من المهم أن يكون المبلغ في الجانب المدين والدائن مسجلين بدقة وهذا الخطأ ينتج عنه التسبب في وجود عدم التوازن السليم في المعاملة المالية وأن لا يتم الإعداد للبيانات المالية بشكل غير دقيق.
- احتمالية حدوث خطأ في ترحيل المعاملة إلى دفتر الأستاذ وعدم القيام بهذا الأمر بالشكل الصحيح فإنه قد ينتج عنه عدم التوازن للبيانات المالية.
- يجب الحرص علي أن يكون اسم حساب المدين والدائن مسجلين بشكل دقيق لأنه في حالة الوقوع في خطأ في اسم الحساب قد يكون من الصعب التتبع لحركة التدفق للأموال وعدم القدرة علي الإعداد للبيانات المالية بالشكل السليم.
- التسجيل للمعاملة بشكل خاطئ من حيث التاريخ ولذلك من المهم التأكد من إدخال التاريخ بالشكل الصحيح لأن هذا الخطأ يتسبب في الصعوبات في التتبع للمعاملات المالية والإعداد للبيانات.
- إمكانية وضع وصف خاطئ للمعاملة وهو ما يؤدي إلي الصعوبة للتتبع للمعاملة وعدم الإعداد الصحيح للبيانات المالية.
تعرف على نظام مسك الدفاتر التجارية
بعض النصائح لتجنب الأخطاء الشائعة عند استخدام دفاتر اليومية
هناك البعض من النصائح الإيجابية التي تُساعد علي تجنب وقوع الأخطاء الشائعة في دفتر اليومية وتُساعد علي أن يتم تحقيق النجاح للمؤسسة وسنتعرف عليهم من خلال النقاط التالية:
- يُمكنك الاعتماد علي أحد الأنظمة الموثوقة لتسجيل المعاملات المالية حيث أن هناك الكثير من الأنظمة التي تشتمل علي المميزات المتعددة ومنها تسجيل المعاملات المالية بدقة وسهولة والقدرة علي إجراء عملية تتبع للمعاملات وإعداد التقارير المالية.
- قبل أن يتم إدخال المعاملة يكون من المهم التأكد من دقة البيانات وصحتها لتجنب الوقوع في الأخطاء وإعادة المراجعة لكل تفاصيل المعاملة بعد الانتهاء للتقليل من هامش الوقوع في الأخطاء.
- تعتمد البعض من المؤسسات علي استخدام مراجعة الأقران والغرض منه العمل علي تحديد أي من الأخطاء المحتملة.
هل يوجد فرق بين المحاسب وماسك الدفاتر؟
الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
هناك البعض من نقاط الاختلاف الهامة التي تتواجد بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ وسنتعرف عليهم من خلال الأسطر التالية:
- يتم التسجيل في دفتر اليومية من خلال الاعتماد علي الترتيب الزمني بغض النظر عن الحسابات بينما في دفتر الأستاذ يتم الترحيل إليه من دفتر اليومية علي حسب كل قيد يرتبط بيه.
- المجموع للدائن والمدين في دفتر اليومية للصفحة الواحدة يجب أن يكون متساوي وفي حالة لم يحدث الأمر فإن هناك خطأ في التسجيل بينما دفتر الأستاذ لا يُعد أنه من الضرورة التساوي في المجموع بين الطرفين وفي حالة ظهور فارق فإنه يدل علي رصيد الحساب.
تعرف على أهمية المحاسبة للمشروعات الصغيرة
