ينص قانون التجارة في المملكة السعودية على أهمية اتباع نظام مسك الدفاتر التجارية على كل تاجر يصل رأسماله إلى 100 ألف ريال سعودي او اكثر، وفي هذه الحالة فإنه يجب على كل تاجر أن يلتزم بنظام مسك الدفاتر التجارية حسب طبيعة وأهمية التجارة بالإضافة إلى دقة المركز المالي والكيفية التي توضح له.
ويجب أن تكون هذه الدفاتر التجارية منظمة وأن تكون مكتوبة باللغة العربية، وفي هذا المقال سوف نتحدث عن نظام مسك الدفاتر التجارية.
نظام مسك الدفاتر التجارية
واحدة من أهم الواجبات التي يجب على التاجر أن يلتزم بها سواء كانت شركه أو مؤسسة تجارية أو فرد أو غيره هي نظام مسك الدفاتر التجارية حتى تكون حجة لإثبات ما له وما عليه، وذلك لأنها تعمل على عكس جميع العمليات التجارية التي يقوم بها التاجر.
تختلف أنواع الدفاتر التجارية تبعا للعديد من العوامل منها أهمية النشاط التجاري الذي تتم ممارسته، ولكن على أقل التقدير فإنه هناك بعض الدفاتر التي لابد على التاجر من الالتزام بها وهي دفتر الأستاذ العام، ودفتر اليومية، ودفتر الجرد، ولابد من الاحتفاظ بصورة طبق الأصل من أي وثيقة أو مراسلة تتعلق بالتجارة سواء كانت صادره أو وارده، ولابد أن يكون هذا الاحتفاظ بطريقة منظمة ودقيقة حتى يسهل الرجوع اليها والتأكد من الخسارة أو الربح.
ومن أهم الواجبات التي فرضها نظام مسك الدفاتر التجارية على التاجر أن تكون هذه الدفاتر خالية من أي كتابة في الهوامش أو كشط البيانات المدونة بها أو فراغات أو أي تحشير، وفي حالة وقوع خطأ أثناء تسجيل البيانات فإنه يجب تصحيح الخطأ بقيد ثاني في التاريخ الذي تم فيه اكتشاف هذا الخطأ، وايضا فانه يجب على التاجر أو الورثه الاحتفاظ بهذه الدفاتر التي تم النص عليها ولها علاقات بالتجارة لمدة تصل إلى عشر سنوات بحد ادنى.
ولا يمكن للتاجر أن يبدأ في دفتر جديد إلا في حالة إذا كانت صفحات الدفتر الحالي قد انتهت وفي هذه الحالة يقدم المحاسب الشهادة تفيد ذلك بعد أن يقوم بالتوقيع على آخر صفحه بعد القيد الأكبر فيه من جانب محاسب قانوني مرخص له، ويمكن أن يقوم بتقديم الدفتر إلى محاسب مختص في الغرفه التجاريه والصناعيه حتى يقوم بالتوقيع عليه ويقوم بتقييد هذا الأمر.
أهمية الدفاتر التجارية
بعد أن تعرفنا على نظام مسك الدفاتر التجارية فإن هذه الدفاتر التجارية لها أهمية كبرى للتاجر ومن يتعامل معه بالإضافة إلى هيئه الزكاة والضريبة والجمارك، وفي السطور التالية سوف نتعرف على أهمية الدفاتر التجارية.
بالنسبة للتاجر
تساعد الدفاتر التجارية التاجر في ضبط الحسابات والتعرف على المركز المالي في اي وقت وبكل سهولة، وذلك من خلال التعرف على حالة الأصول الثابتة والسائله والخصوم وتوضيح جميع العمليات التي قام بها التاجر كل يوم، ومعرفة مدى نجاح التاجر في الأعمال التجارية وأوجه الضعف حتى يتم معالجتها، بالإضافة إلى التعرف على جميع التفاصيل التي تخص البضائع الموجودة عند التاجر.
وإذا كانت هذه الدفاتر التجارية في حالة منتظمة فإنها تثبت حسن نية التاجر وتمكنه من الاستفادة من مزايا الصلح الواقي من عملية الإفلاس، وتساعد التاجر في تجنب الضريبة والزكاة الجزافي الذي تقوم به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اذا لم تجد دفاتر تجارية أو كانت هذه الدفاتر غير منتظمة، حيث تعتبر الدفاتر التجارية دليل إثبات لصالح التاجر.
تعرف على كيفية امساك الدفاتر المحاسبية
بالنسبة للغير:
تساعد الدفاتر التجارية أمين التفليسة في عملية حصر الالتزامات وحقوق التاجر وذلك من أجل التمهيد إلى تصفيات.
تمكن الدفاتر التجاريه الدولة من مراقبة ومعرفة الأنشطة الاقتصادية المختلفة ومدى تناسقها مع الأهداف الاقتصادية التي تم تحديدها في الدولة.
بالنسبة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
تساعد الدفاتر التجارية هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في تحديد حجم الضرائب المطلوبة من التاجر وذلك من خلال البيانات المسجلة بها، وإذا كانت هذه الدفاتر التجارية غير منظمة أو غير موجودة فإن مصلحة الضرائب تلجأ إلى التقدير الجزافي من أجل تقدير الضريبة على التاجر وعادة ما يكون مغالي فيها حتى تشتمل على جميع عناصر النشاط التجاري للتاجر.
ايضاً تعرف على اهمية الدفاتر المحاسبية
أنواع الدفاتر التجارية
بعد أن تعرفنا على نظام مسك الدفاتر التجارية سوف ننتقل للحديث عن أنواع الدفاتر التجارية منها ما يلتزم التاجر به ومنها ما لا يلتزم به، وتنقسم أنواع الدفاتر التجارية الى ما يلي.
النوع الأول دفاتر إجبارية: وهي الدفاتر التي يجب على التاجر امساكها وتنقسم إلى ثلاثة أنواع:
دفتر اليومية:
يعتبر من أهم الدفاتر التي يجب على التاجر الالتزام بها حيث قامت المادة 3 من النظام الخاص بالدفاتر التجارية بتوضيح أهمية هذه الدفاتر حيث يتم فيها تسجيل جميع العمليات المالية التي يقوم بها التاجر، والمصروفات الشخصية بشكل يومي.
ويمكن للتاجر أن يقوم بالاستعانة بدفاتر يومية مساعدة يكون كل دفتر منهم مختص بعملية معينة، ويحتوي دفتر اليومية على نوعين من البيانات:
أولا: العمليات التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري يتم فيها إثبات جميع العمليات التجارية التي قام بها التاجر ويتم تسجيلها بشكل يومي.
ثانيا: النفقات الشخصية التي يقوم بإنفاقها التاجر وأسرته بهدف معرفة ما إذا كانت تاجر قد تصرف في النفقات أم لا في حالة الافلاس ويتم تسجيلها بصورة مجملة شهريا.
دفتر الجرد الميزانية:
يتم فيه تسجيل الحالة العامة للنشاط التجاري من حيث الأموال الثابتة والمنقولة وجميع ما للتاجر من حقوق وما عليه من الواجبات وديون، بالإضافة إلى تسجيل الأرباح والخسائر في النشاط التجاري، ويتم تنظيم دفتر الجرد والميزانية مره كل سنه، وتهدف أهمية هذا الدفتر إلى مساعدة التاجر في الوقوف على المركز المالي وتحديد مدى جدوى المشروع التجاري.
وقد نصت المادة 4 من النظام الخاص بالدفاتر التجارية على أنه يتم تسجيل صوره في دفتر الجرد عن قائمه مركز التاجر المالي في كل عام في حالة إذا لم يتم تسجيل ذلك في دفتر ثاني.
تعرف على:- كيفية مسك السجلات المحاسبية في المؤسسات التربوية
دفتر صور الرسائل:
يتم فيه تسجيل جميع الرسائل التي قام بها التاجر سواء كانت مرسلة أم واردة والتي يجب أن تتعلق بالنشاط التجاري ولا يلتزم تسجيل الرسائل الشخصية، حيث يقوم التاجر تسجيل جميع الرسائل التي يرسلها بالإضافة إلى أنه يحتفظ ويرتب الرسائل التي يتلقاها، وذلك من أجل إثبات العقود التجارية التي تتم عن طريق المراسلة بالاضافة إلى أن بعض هذه الرسائل قد تدعم البيانات الواردة في الدفاتر الأخرى وذلك لأنها قد تحتوي على ملخصات أو فواتير او غيرها.
النوع الثاني دفاتر اختيارية: وهي التي لا يلزم القانون التاجر بالزامها ولكن طبيعة النشاط التجاري دعت إليها، وينقسم هذا النوع إلى الدفاتر الآتية.
دفتر الأستاذ العام:
يتم فيه ترحيل جميع العمليات المالية التي لها نفس الطبيعة ويوجد من نفس النوع من دفتر اليومية وذلك من أجل استخلاص النتيجة الخاصة بكل حساب منفرد بشكل مستقل حتى يسهل الوصول إليها في أي وقت، وهذا ما نصت عليه المادة 5 من نظام مسك الدفاتر التجارية، ويوجد في شكل جدول يتكون من صفين الصف الأول دائن ويرمز إليه محاسبياً ( له ) والصف الثاني مدين ويرمز إليه محاسبياً ( عليه ).
ويحتوي دفتر الأستاذ العام على ثلاثة أنواع:
- الأول: حسابات شخصية مسجلة باسم الأشخاص الذين يتعامل معهم التاجر.
- الثاني: حسابات اسميه عبارة عن الإيرادات والنفقات.
- الثالث: حسابات عامه وهي عبارة عن الأموال والأصول التي يحتوي عليها المحل التجاري.
دفتر الأوراق التجارية:
يتم فيه تسجيل حركة الأوراق التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري سواء كانت هذه الأوراق مسحوبه من التاجر او عليه، ويتم فيها ذكر تاريخ استحقاق كل ورقه سواء كان التاجر دائن أو مدين.
دفتر المخزن:
يتم في هذا الدفتر تسجيل حركة البضائع من وإلى المخزن بالإضافة الى تسجيل جميع بيانات البضائع الموجودة في المخزن من حيث النوع والكمية والتفاصيل الاخرى الخاصة بها.
المسودة:
يتم فيه تسجيل العمليات التجارية التي تتم فور حدوثها من أجل نقلها إلى دفتر اليوميه بطريقه منظمه وصحيحه، في حالة عدم تمكن التاجر من التسجيل في دفتر اليومية بطريقة مباشرة بسبب ازدحام العملاء أو كثرة العمليات التجارية.
دفتر الصندوق:
أو ما يعرف بدفتر الخزنة وهو يختص بتسجيل جميع العمليات التي تخص الخزنه من حيث المبالغ التي تدخل الخزينة والمبالغ التي تخرج منها، ويهدف هذا الدفتر إلى معرفة المبالغ التي ينفقها التاجر والمبالغ المتبقية في الخزنة والإيرادات.
أقرا أيضاً عن :-ما هو تعريف مسك الدفاتر
حجية الدفاتر التجارية في الإثبات
وهكذا بعد أن تعرفنا على نظام مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على حجية الدفاتر التجارية في الإثبات حيث ان لها دور مهم جدا في عملية الإثبات سواء لصالح التاجر أم ضده، وتختلف قوة الإثبات في الدفاتر التجارية تبعا للفريق المتمسك بها، حيث أن التاجر يمكن أن يستفيد من البيانات المسجلة في الدفاتر التجارية ويستخدمها كدليل إثبات ولكن بشروط معينة منها:
- إذا كانت الدعوى لها علاقه بأحد العمليات التجارية بين تاجرين.
- إذا كان خصمه تاجر.
- ولابد أن تكون هذه الدفاتر منتظمة، حيث أن الدفاتر التجارية حجة على صاحبها إذا كانت غير منظمه.
- وفي حالة عدم توفر أحد هذه الشروط فإن البيانات الموجودة في الدفاتر التجارية ليس لها أي صحة إثبات لصالح التاجر الممسك بها والذي قام بتسجيلها.
مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية
بعد أن تعرفنا على نظام مسك الدفاتر التجارية سوف نتعرف على مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية حيث انه يجب على التاجر أن يحتفظ بالدفاتر التجارية مده عشر سنوات بعد اختتامها وتبدأ مدة العشر سنوات من تاريخ اغلاق النشاط بمعرفة مراقب السجل، ولا تكون مدة العشر سنوات هذه مدة تقادم، وإنما تكون مدة حددها المشرع من اجل الاحتفاظ بالدفاتر التجارية.
وذلك لأنه بانتهاء مدة العشر سنوات تقوم قرينة بسيطة تقبل إثبات العكس، بحيث انه إذا قام الغير بإقامة الدليل على وجود هذه الدفاتر بحوزة التاجر فإنه في هذه الحالة يلتزم بتقديمها.
جزاء عدم مسك الدفاتر التجارية
وفي ظل حديثنا عن نظام مسك الدفاتر التجارية فإنه يترتب على التاجر في حالة عدم مسك الدفاتر التجارية التعرض عقوبة الإفلاس التقديري، والإفلاس الاحتيالي، والغرامة المالية.
بالإضافة إلى أنها تعرض التاجر الى الخضوع للتقدير الجزافي دائره لدى دائرة الجمارك ودائرة ضريبة الدخل، وأيضاً حرمان التاجر من الحصول على الصلح الواقي من الإفلاس.
وفي ختام هذا المقال فقد تحدثنا عن نظام مسك الدفاتر التجارية وهي عملية تسجيل جميع العمليات المالية التي تتم في المحل التجاري في دفتر تجاري بطريقة منتظمة حتى يسهل الوصول إليها في أي وقت، ولها أهمية كبرى بالنسبه للتاجر وغيره وتنقسم إلى العديد من الأنواع تبعاً للعديد من العوامل المختلفة.
