تعرف الدفاتر التجارية بأنها الدفاتر التي توجد في المحل التجاري حيث يكون فيها التاجر بإثبات وتسجيل جميع المعاملات التي تتم في المحل التجاري ويتم حفظها وتنظيمها بأسلوب معين ودقيق، حتى يتمكن التاجر من الرجوع إليها في أي وقت بسهولة وإعداد الموازنة المالية السنوية، ولا أهمية كبرى لما فيه من مصلحة التاجر وحجة أمام الغير، وتنقسم الدفاتر التجارية إلى عدة أنواع تبعاً إلى حرية التاجر في إمساكها، منها الدفاتر المحاسبية الاجبارية.
الدفاتر المحاسبية الاجبارية
يوجد نوعين من الدفاتر التجارية تبعا الى حرية التاجر في الإمساك بهم أم لا، منها الدفاتر المحاسبية الاجبارية وهي التي يكون التاجر ملزم بامساكها والتقيد بها وفقا لنظام محدد نص عليه القانون، وتنقسم هذه الدفاتر المحاسبية الاجبارية إلى ثلاثة أنواع.
الدفاتر اليومية:
وهي الدفاتر التي يقوم فيها التاجر بتسجيل جميع المعاملات التي تتصل بكل أشكال النشاط التجاري بصورة يومية، بالاضافة إلى أنه يتم تسجيل المصاريف الشخصية للتاجر بصورة شهرية، وعلى هذا فإنه يتم تقسيم البيانات التي يتم تسجيلها في الدفاتر اليومية إلى نوعين من البيانات.
النوع الأول من البيانات؛ العمليات التجارية التي تتعلق بالنشاط التجاري، وتقوم بإثبات جميع العمليات التجارية التي قام بها التاجر ويتم تسجيلها بصفة يومية.
النوع الثاني من البيانات؛ وهي النفقات الشخصية التي يقوم التاجر بإنفاقها هو وأسرته، وتبرز أهمية هذه البيانات في حالة الإفلاس في معرفة ما إذا كان التاجر قد أسرف في النفقات الشخصية أم لا، ويتم تقييد هذه البيانات بصورة مجملة شهرياً.
تعرف على:- كيفية مسك الدفاتر المحاسبية
دفتر الجرد والميزانية:
يشتمل هذا الدفتر على الحالة العامة للنشاط التجاري حيث انه يتم فيه تسجيل جميع الأموال الخاصة بالتاجر سواء كانت هذه الأموال ثابتة أو منقولة بالإضافة إلى تسجيل جميع ما له من حقوق وما عليه من واجبات أو ديون، بالاضافة إلى انه يتم فيه تسجيل جميع بالأرباح والخسائر التي تتعلق بالنشاط التجاري.
ويتم تنظيم دفتر الجرد والميزانية في السنة مرة واحدة على الأقل، وتبرز أهمية هذه الدفاتر في أنها تدعم التاجر في تحديد مدى جدوى المشروع التجاري بالإضافة إلى الوقوف على المركز المالي الخاص به.
دفتر صور الرسائل:
يتم في هذا الدفتر تسجيل جميع الرسائل التي يقوم بها التاجر سواء الجنه يرسلها أو يتلقاها ولابد أن تكون تتعلق بالنشاط التجاري فقط، أما الرسائل الشخصية فلا يحتاج إلى الالتزام بها، ويجب أن يقوم بحفظ وترتيب وتسجيل جميع الرسائل والبرقيات التي يتلقاها، وترجع أهمية هذا الدفتر في إثبات العقود التجارية التي تتم عن طريق المراسلة.
بالاضافة إلى أن هذه الدفاتر لها أهمية كبرى حيث أنها تقوم بدعم البيانات الموجودة في الدفاتر الاخرى، وذلك حيث أن هذه الرسائل قد تشتمل على ملخصات أو فواتير أو غيرها.
تعرف على:- أهمية الدفاتر المحاسبية
أنواع الدفاتر المحاسبية
بعد أن تعرفنا على الدفاتر المحاسبية الاجبارية، سوف نتعرف في هذه الفقرة على انواع الدفاتر المحاسبية وهي الدكاتره التي يتم فيها تسجيل جميع العمليات والمعاملات المالية والأنشطة التي تتم في المؤسسة أو الشركة، ولها أهمية كبرى في تحديد المركز المالي واتخاذ القرارات وحماية الشركة من الإفلاس، وتنقسم إلى نوعين أساسيين.
كيفية مسك السجلات المحاسبية في المؤسسات التربوية
النوع الأول دفتر اليومية:
يحتوي هذا الدفتر على جميع العمليات المالية التي تتم بشكل يومي، ويتكون من عمودين الجانب الأول دائن والجانب الثاني مدين، ويحتوي على أسماء الحسابات التي تم تعديلها مع قيمة التعديل مثل حقوق الملكية والمطلوبات وحسابات الأصول وغيرها، وينقسم دفتر اليومية إلى عدة أنواع.
- دفتر المرتجعات اليومي من الشركة: يتم فيه هذا الدفتر تسجيل جميع البضائع التي تم إرجاعها بسبب أنها تالفة أو خاطئه أو لأي سبب آخر من الشركة إلى الموردين، وعند إرجاع هذه البضائع يتم إرسال إشعار إلى الموردين يسمى إشعار خصم.
- دفتر المرتجعات اليومي للشركة: يتم فيه تسجيل جميع البضائع التالفة أو الخاطئة أو التي تم إرجاعها لأي سبب من الأسباب من العملاء إلى الشركة، وعند إرجاع هذه البضائع يتم إرسال إشعار إلى العملاء يسمى إشعار دائم ويتم فيه توضيح المبلغ الذي تم اضافته الى الحساب.
- دفتر المبيعات اليومية: يتم فيه تسجيل وتقييد جميع العمليات التي تتم عن طريق مبيعات الائتمان، ويتم تسجيل هذه العمليات والمعاملات بشكل يومي بالاعتماد على الفواتير المستلمة، ولا يحتوي هذا الدفتر على مبيعات النقد لأنه يتم تسجيلها في دفتر النقد الخاص بها.
- دفتر المشتريات اليومية: يتم في تسجيل وحفظ جميع العمليات التي تتعلق بمشتريات الائتمان، ويتم تسجيل هذه المعاملات بشكل يومي بناء على الفواتير المستلمة، ولا يشتمل على مشتريات النقد لأنه يتم تسجيلها في دفتر النقد الخاص بها.
أي من العمليات التالية تعتبر مسك الدفاتر؟
النوع الثاني دفتر الأستاذ العام:
هذا الدفتر يتم فيه ترحيل جميع البيانات التي تم تقيدها وتسجيلها في دفتر اليومية بشكل يومي، وكل هذه الحسابات تختص بشيء معين وتكون مرقمة بترتيب معين، وينقسم هذا الدفتر إلى عدة فروع.
- دفتر الأستاذ الفرعي: يشتمل على الالتزامات قصيرة الأجل والأصول قصيرة الأجل ومطلوبات طويلة الأجل وأصول ثابتة.
- دفتر الأستاذ المدين: يحتوي على البيانات التي تتعلق بعمليات البيع بالائتمان.
- دفتر الأستاذ الدائن: يحتوي على البيانات التي تتعلق بمشتريات الائتمان.
- دفتر المصروفات النقدية اليومية: يتم فيه تسجيل جميع المدفوعات النقدية التي تتعلق بعمليات الشراء أو عمليات سداد الديون وغيرها.
- دفتر الإيصالات النقدية اليومية: يتم فيه تسجيل المبيعات التي تمت ولكن لابد ألا تكون عن طريق تحصيل الديون أو المستحقات أو عن طريق الائتمان.
تعرف على :- الدفاتر المحاسبية القانونية
شروط مسك الدفاتر المحاسبية
وفي ظل حديثنا عن الدفاتر المحاسبية الاجبارية، فإن هناك بعض الشروط التي لابد من الالتزام بها عند مسك الدفاتر المحاسبية حتى يسهل الرجوع إليها مرة أخرى عند الحاجة إليها وحتى تقوم بتقديم المهام التي تم التكليف بها على أكمل وجه، وتنحصر هذه الشروط في النقاط التالية:
- يجب أن تكون الدفاتر خاليه من أي فراغ أو كشط أو تحشير بين السطور فيما تم كتابته أو كتابة في الهوامش أو غيرها.
- لابد من ترقيم كل ورقة في الدفاتر المحاسبية وختمها من السجل التجاري.
وفي ختام هذا المقال فقط تحدثنا عن الدفاتر المحاسبية الاجبارية وهي الدفاتر التي يجب على الشخص الالتزام بها وإمساكها وفقا لما أوجبه القانون من أجل تسجيل وحفظ النشاط التجاري، ويتم حفظها وتخزينها بصورة منظمة ودقيقة حتى يسهل الرجوع إليها في أي وقت، ولها أهمية كبرى في معرفة مدى جدوى النشاط التجاري وتحديد المركز المالي الخاص.
اقرأ عن شروط دعوى المحاسبة
