اجراء القيود اليومية أحد أهم المراحل المرتبطة بالدورة المحاسبية لأي شركة أو نشاط تجاري؛ فمهما كانت حجم المعاملات المالية يتم تسجيلها في السجلات المحاسبية باستخدام هذه القيود، حتى تكون شرحًا مختصرًا عن بيانات هذه المعاملات، وتتضمن تاريخ المعاملة وجميع أطرافها من المدين والدائن، وتُسجل في دفتر اليومية إلى أن يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.
اجراء القيود اليومية
تختلف طرق تسجيل عمليات القيد اليومية، فيمكن أن تتم بشكل يدوي في الدفاتر الحسابية، ويمكن أن يتم الاعتماد على برامج محاسبية للتسجيل، لكن في كل الأحوال ترتكز القيود اليومية على الخطوات التالية:
- من المهم لكل نشاط تجاري أن يحتفظ بالفواتير والأوراق المتعلقة بكافة المعاملات المالية.
- الأطراف الأساسية في القيود اليومية هي الطرف المدين ، والطرف الدائن (إلى).
- تسجيل المبلغ المدين في خانة المدين وتبدأ بـ (من).
- تسجيل المبلغ الدائن في خانة الدائن (إلى).
- من الممكن توضيح وصف مختصر أسفل الحساب التي تم قيده، ويتضمن الاسم ورقم ونوع الحساب سواء كان دائن أو مدين.
- خانة المستند تحتوي على اسم ونوع الملف الخاص بالعملية على سبيل المثال فاتورة شراء أو إيصال.
- تسجيل وقت حدوث المعاملة المالية في خانة التاريخ.
- خانة البيان تتضمن توضيح بشكل مختصر عن أسباب تسجيل القيد، وكذلك توضيح باختصار عن المعاملة المالية.
- تسجيل الرصيد الذي نقص أو زاد في أي من الحسابات، وتوضيح الحسابات المتأثرة بذلك.
- ترقيم صفحات دفتر اليومية.
- تجنب الخطأ وخلو دفتر اليومية من أي كشط أو مسح أو تعديل.
- في نهاية كل صفحة بدفتر اليومية يتم جمع كافة المبالغ التي تم تسجيلها سواء كانت دائنة أو مدينة، والتحقق من صحتها.
أنواع قيد اليومية
تتعدد أنواع قيود اليومية على حسب نوع المعاملة المالية المراد تسجيلها، وتتمثل هذه الأنواع فيما يلي:
1- القيد البسيط
بالتعرف على عملية اجراء القيود اليومية نجد أن القيد البسيط هو أول أنواع هذه القيود وأبسطها، حيث يتكون من حساب واحد فقط من جانب المدين، وكذلك حساب واحد من طرف الدائن.
تعرف على :- القيود المحاسبية اليومية
2- القيد المركب
يتم استخدام القيد المركب من أجل تسجيل أكثر من معاملة مالية في آن واحد، كما يتم اجراء القيود اليومية المركبة في المعاملات المُعقدة، ويتضمن هذا القيد عدة حسابات من طرف المدين، وكذلك عدة حسابات من طرف الدائن.
3- قيود التحويل
هذه الأنواع من القيود يتم استخدامها في تسجيل الحركات المالية والمعاملات التي تتم بين الحسابات البنكية، أو تحويل الأموال من صندوق لآخر.
تعرف ايضاً على قيود المحاسبة الحكومية
4- القيد الافتتاحي
اجراء القيود اليومية الخاصة ببداية السنة المالية تتم من خلال إعداد القيد الافتتاحي، ويتم قبل الدخول في أي نشاط للشركة، حيث يتضمن القيد المدخلات المخرجات قبل خوض النشاط.
5- قيود الإقفال
تقوم الشركات والمؤسسات التجارية بإقفال حسابات محددة من أجل إعداد القوائم المالية، وعمل التقارير في نهاية كل فترة محاسبية، أو نهاية كل سنة مالية؛ فتكون أرصدة هذه الحسابات صفرًا مع بداية السنة، حيث يتم إقفال الحسابات الدائنة وتحويلها لحسابات مدينة مثل الإيرادات والأرباح، والحسابات المدينة مثل النفقات والمصروفات.
6- قيود الإدخال
تتمثل مهمة قيود الإدخال في تدوين كافة المعاملات المالية الجديدة، حيث يتم تسجيل عدة بيانات هامة تتضح كالآتي:
- تدوين بيانات استلام النقدية.
- تسجيل عملية شراء الأصول الثابتة.
- تسجيل الفواتير والإيصالات النقدية.
7- قيود التصحيح
عند اجراء القيود اليومية قد يتم الوقوع في الخطأ نتيجة سهو أو عدم تدوين معاملة مالية محددة، لذا يتم الاعتماد على قيود التصحيح من أجل تصحيح هذه الأخطاء في الدفاتر المحاسبية.
8- قيود المحاسبة الحكومية
هذا القيد مسؤول عن تسجيل كافة المعاملات المالية التي تتعلق بالنشاط الحكومي، وذلك من أجل مراقبة حركة الأرباح والمصروفات الخاصة بالمؤسسة، بجانب توفير البيانات الدقيقة لتحديد تخطيط مستقبلي لوضع المؤسسة والقطاعات الحكومية.
تعرف على ما هو دفتر اليومية وشروط التسجيل فية
أهم القيود المحاسبية
في صدد تسليط الضوء على كيفية اجراء القيود اليومية، فسوف نُركز أيضًا على أهم أنواع القيود المحاسبية التي تؤثر بشكل مباشر على وضع الشركة المالي، ومن أبرزها ما يلي:
- قيود حساب رأس المال.
- قيود حساب الموردين.
- قيود حساب العملاء.
- قيود حساب المخزون.
- قيود حساب المشتريات.
- قيود حساب الرواتب والأجور.
أهمية القيود اليومية
اجراء القيود اليومية أمر بالغ الأهمية لكل نشاط تجاري سواء كان صغيرًا أم كبيرًا، وتتضح هذه الأهمية فيما يلي:
- تعتبر القيود اليومية مرجعًا أساسيًا للمحاسب للتعرف على حركة المعاملات المالية أول بأول.
- توفير الوقت والجهد على الإدارات في التعرف على بيانات المعاملات المالية والمحاسبية الخاصة بالشركة.
- المتابعة الدقيقة والمستمرة التدفق النقدي وحركة الأموال داخل المؤسسة.
- القدرة على تسوية الحسابات وإعداد القوائم المالية والتقارير.
- اجراء القيود اليومية يتيح إمكانية المراقبة على كافة المعاملات المالية والتجارية، لتجنب الوقوع في الخطأ.
- التعرف على وضع كل من الطرف الدائن والمدين، والقدرة على تقييم وضع المصروفات والتدفقات النقدية.
- القدرة على تحديد وضع المخزون، والاطلاع على عدد الإيصالات والفواتير وكمية البضاعة المباعة وقيمتها.
تعرف على هل تخصص المحاسبة صعب
أفضل ممارسات قيود اليومية
حتى يتم اجراء القيود اليومية بشكل دقيق وخالي من الأخطاء، يجب أن يتم الالتزام بمجموعة من الممارسات الهامة، والتي سنوضحها بالتفصيل من خلال ما يلي:
- الانتظام في التسجيل: يجب الحفاظ على تسجيل المعاملات المعاملات المالية الخاصة بالمؤسسة بشكل فوري من أجل تفادي الأخطاء وضمان الدقة.
- الاتساق عند التسجيل: عند تسجيل أي نوع من أنواع القيود اليومية، يجب الاعتماد على نمط ونظام موحد.
- فصل الصلاحيات: يجب فصل المسؤوليات بين تسجيل المعاملات المالية والتجارية والموافقة عليها من أجل منع الغش أو الأخطاء.
- التوثيق: من المهم الاحتفاظ بكافة الوثائق الداعمة كونها دليل لكل قيد، والتي تتمثل في الإيصالات والفواتير.
- التسوية المستمرة: تسوية القيود اليومية بشكل منتظم مع السجلات المالية والكشوف المصرفية حتى يكون هناك إمكانية اكتشاف أي اختلافات.
أنواع الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية
تعتمد الدورة المحاسبية بشكل أساسي على القيود اليومية، فهي من أهم الأركان الرئيسية الخاصة بها؛ وبالتالي وجود أي خطأ قد يؤثر على سير العملية المحاسبية بأكملها، إذ تتم عملية تصحيح الأخطاء عن طريق قيود محاسبية مثل القيد العكسي وليس الحذف، ومن أبرز هذه الأخطاء سنوضح ما يلي:
- تكرار القيد، وذلك من خلال تسجيل المعاملة المالية في دفتر اليومية أكثر من مرة.
- السهو وعدم تقييد إحدى المعاملات المالية.
- كتابة المبلغ المالي بشكل خاطئ سواء في طرف المدين أو طرف الدائن، حيث يؤثر هذا الخطأ بشكل مباشر على صحة القيد المحاسبي، لكن مع دقة البيانات الخاصة بالقيود الأخرى فمن السهل اكتشاف هذا الخطأ وتعديله.
- عدم كتابة الحساب بشكل صحيح، مثل تبديل مبلغ المدين بالدائن أو العكس، وهذا يؤدي إلى تسجيل المعاملة المالية في حساب خطأ.
- جهل المحاسب نفسه، وعدم درايته بكيفية تحديد الحساب المدين والحساب الدائن للمعاملة المالية.
- أخطاء إجراء العمليات المحاسبية، مثل عمليات الجمع أو الطرح، مما يؤدي إلى الخطأ عند إجراء القيد المحاسبي.
تعرف على كيفية التزام التاجر بمسك الدفاتر التجارية
تكلفة الخدمة
نقدم خدمات محاسبية احترافية من خلال الاستعانة بالمتخصصين من ذوي الخبرة الكبيرة في مجال المحاسبة، فيمكنكم طلب كافة هذه الخدمات من خلال مؤسستنا بأفضل الأسعار، علاوة على الاستفادة من الخصومات الحصرية التي تتعدى 30%.
طرق التواصل مع المؤسسة
نسعد دائمًا بخدمة عملائنا الكرام ونقدم الدعم الكامل على مدار 24 ساعة، فيمكنكم التواصل المباشر معنا من هنا لتوجيه الأسئلة والاستفسارات المحاسبية، والتعرف على أبرز خدماتنا.
في نهاية مقالنا نرجو أن نكون قد أوضحنا كافة تفاصيل اجراء القيود اليومية، والتي يجب أن تتم بشكل يومي ومنظم من أجل تفادي الأخطاء، والقدرة على تحديد وضع الشركة المالي لاتخاذ القرارات المستنيرة.
تعرف على أهمية المحاسبة للمشروعات الصغيرة
أسئلة قد تبحث عنها
ما هي الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة؟
توجد بعض الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة، ومنها الحسابات الدائنة، وحسابات القبض والرواتب، حيث يتم الاحتفاظ بها بشكل منفصل.
دفتر اليومية كام خانة؟
يتكون دفتر اليومية من خمس خانات، وهم تاريخ العمليات، ورقم القيد، والبيان، والقيد، ومبلغ القيد.
ما الفرق بين المدين و الدائن؟
لتوضيح الفرق بين المدين والدائن نذكر المثال التالي: عند اقتراض شخص أموالًا من البنك، فإن المدين هو الشخص، والطرف الدائن هو البنك، ومن ناحية أخرى إذا وضع الشخص أموالًا في البنك، فإن الطرف المدين هو البنك، والدائن هو الشخص.
